Chương 2. MỤC 3 . HỒ SƠ LƯU TRỮ VIỆC CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ, HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ

 MỤC 3

HỒ SƠ LƯU TRỮ VIỆC CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ, HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ

Điều 16. Thành phần của hồ sơ lưu trữ việc chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

Hồ sơ lưu trữ việc chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm:

1. Tờ khai chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

2. Bản chụp giấy tờ, tài liệu mà người đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự đã nộp.

3. Văn bản của cơ quan có thẩm quyền về việc xác minh (nếu có) và các giấy tờ liên quan khác.

Điều 17. Chế độ lưu trữ hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

1. Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự phải bảo quản chặt chẽ, thực hiện biện pháp an toàn đối với hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

2. Hồ sơ lưu trữ việc chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được đánh số theo thứ tự thời gian phù hợp với việc ghi trong Sổ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự (theo mẫu quy định). Sổ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được lập dưới hình thức giấy in và có thể quản lý bằng phần mềm trên máy tính.

3. Thời hạn lưu trữ:

a) Lưu trữ trong thời hạn 10 năm đối với Sổ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, phần mềm quản lý trên máy tính, hồ sơ về các trường hợp giấy tờ giả mạo hoặc cấp sai quy định, các giấy tờ liên quan đến việc xác minh;

b) Lưu trữ trong thời hạn 03 năm đối với hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự không thuộc diện nêu tại điểm a khoản 2 Điều này.

“b) Lưu trữ trong thời hạn 02 năm đối với hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự không thuộc diện nêu tại điểm a khoản 2 Điều này.”【Nghị định 196/2025/NĐ-CP】

4. Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có trách nhiệm cung cấp bản chụp hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự khi được cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu bằng văn bản để phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự. Việc đối chiếu bản chụp với bản chính được thực hiện tại cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự nơi đang lưu trữ hồ sơ hoặc tại Bộ Ngoại giao đối với giấy tờ, tài liệu lưu trữ tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

“5. Việc lưu trữ hồ sơ giải quyết thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự trên môi trường điện tử thực hiện theo quy định pháp luật về lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử.”【Nghị định 196/2025/NĐ-CP】

_Xem toàn bộ văn bản>>>>【Nghị định số 111/2011/NĐ-CP】