|
______ Số: 30/2020/NĐ-CP |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA
VIỆT NAM _______________________ Hà Nội, ngày 05 tháng 3 năm 2020 |
NGHỊ ĐỊNH
Về công tác văn thư
Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 19 tháng 6
năm 2015;
Theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Nội vụ;
Chính phủ ban hành Nghị định về công tác văn
thư.
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh
Nghị định này quy định về công tác văn thư và
quản lý nhà nước về công tác văn thư. Công tác văn thư được quy định tại Nghị
định này bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và
nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết
bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.
Điều 2. Đối tượng áp dụng
1. Nghị định
này áp dụng đối với cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước (sau đây
gọi chung là cơ quan, tổ chức).
2. Tổ chức
chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề
nghiệp căn cứ quy định của Nghị định này và các quy định của Đảng, của pháp
luật có liên quan để áp dụng cho phù hợp.
Điều 3. Giải thích từ ngữ
Trong Nghị định này, những từ ngữ dưới đây được
hiểu như sau:
1. “Văn bản”
là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành
trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ
thuật theo quy định.
2. “Văn bản
chuyên ngành” là văn bản hình thành trong quá trình thực hiện hoạt động chuyên
môn, nghiệp vụ của một ngành, lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành,
lĩnh vực quy định.
3. “Văn bản
hành chính” là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải
quyết công việc của các cơ quan, tổ chức.
4. “Văn bản
điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa
từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.
5. “Văn bản
đi” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
6. “Văn bản
đến” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ cơ quan, tổ
chức, cá nhân khác gửi đến.
7. “Bản thảo
văn bản” là bản được viết hoặc đánh máy hoặc tạo lập bằng phương tiện điện tử
hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức.
8. “Bản gốc
văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm
quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử.
9. “Bản
chính văn bản giấy” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo
từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
10. “Bản sao
y” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản,
được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.
11. “Bản sao
lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản sao y, được trình bày theo
thể thức và kỹ thuật quy định.
12. “Bản
trích sao” là bản sao chính xác phần nội dung của bản gốc hoặc phần nội dung
của bản chính văn bản cần trích sao, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật
quy định.
13. “Danh
mục hồ sơ” là bảng kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến được lập trong năm của cơ
quan, tổ chức.
14. “Hồ sơ”
là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự
việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình
theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan,
tổ chức, cá nhân.
15. “Lập hồ
sơ” là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo
dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc
và phương pháp nhất định.
16. “Hệ
thống quản lý tài liệu điện tử” là Hệ thống thông tin được xây dựng với chức
năng chính để thực hiện việc tin học hóa công tác soạn thảo, ban hành văn bản;
quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên
môi trường mạng (sau đây gọi chung là Hệ thống).
17. “Văn thư
cơ quan” là bộ phận thực hiện một số nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan, tổ
chức.
Điều 4. Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác
văn thư
1. Nguyên
tắc
Công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo
quy định của pháp luật.
2. Yêu cầu
a) Văn bản
của cơ quan, tổ chức phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự,
thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật:
Đối với văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật Ban
hành văn bản quy phạm pháp luật; đối với văn bản chuyên ngành do người đứng đầu
cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực căn cứ Nghị định này để quy định cho phù hợp;
đối với văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Chương II Nghị định
này.
b) Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan,
tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp
nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp
luật.
c) Văn bản
đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao
trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn Bản đến có các mức
độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn)
phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
d) Văn bản
phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý.
đ) Người được giao giải quyết, theo dõi công
việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và
nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
e) Con dấu,
thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được quản lý, sử dụng theo
quy định của pháp luật.
g) Hệ thống phải đáp ứng các quy định tại phụ
lục VI Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan.
Điều 5. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử
1. Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền
và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý
như bản gốc văn bản giấy.
2. Chữ ký số
trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật.
Điều 6. Trách nhiệm của
cơ quan, tổ chức, cá nhân đối với công tác văn thư
1. Người
đứng đầu cơ quan, tổ chức, trong phạm vi quyền hạn được giao có trách nhiệm chỉ
đạo thực hiện đúng quy định về công tác văn thư; chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng
dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư.
2. Cá nhân
trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn
thư phải thực hiện đúng quy định tại Nghị định này và các quy định của pháp
luật có liên quan.
3. Văn thư
cơ quan có nhiệm vụ
a) Đăng ký,
thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản
đi.
b) Tiếp
nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến.
c) Sắp xếp,
bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản.
d) Quản lý
Sổ đăng ký văn bản.
đ) Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa
bí mật của cơ quan, tổ chức; các loại con dấu khác theo quy định.
Chương II
SOẠN THẢO,
KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
Mục 1
THỂ THỨC, KỸ
THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
Điều 7. Các loại văn bản hành chính
Văn bản hành chính gồm các loại văn bản sau:
Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông
cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo
cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa
thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi,
phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.
1. Thể thức
văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần
chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong
những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.
2. Thể thức
văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính
a)
Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
b) Tên cơ
quan, tổ chức ban hành văn bản.
c) Số, ký
hiệu của văn bản.
d)
Địa danh và thời gian ban hành văn bản.
đ) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
e)
Nội dung văn bản.
g) Chức vụ,
họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
h) Dấu, chữ
ký số của cơ quan, tổ chức.
i)
Nơi nhận.
3. Ngoài các
thành phần quy định tại khoản 2 Điều này, văn bản có thể bổ sung các thành phần
khác
a) Phụ lục.
b) Dấu chỉ
độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.
c) Ký hiệu
người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành.
d) Địa chỉ
cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.
4. Thể thức
văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này.
Điều 9. Kỹ thuật trình bày văn bản
Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: Khổ giấy,
kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày
các thành phần thể thức, số trang văn bản. Kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này. Viết hoa trong
văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục II Nghị định này.
Chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ
lục III Nghị định này.
Mục 2
SOẠN THẢO VÀ
KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
Điều 10. Soạn thảo văn bản
1. Căn cứ
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo,
người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền giao cho đơn vị hoặc
cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản.
2. Đơn vị
hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc: Xác
định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu
thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức
và kỹ thuật trình bày.
Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao
nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải
chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật
các thông tin cần thiết.
3. Trường
hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào
bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo
đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn
thảo văn bản.
4. Cá nhân
được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn
vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ
được giao.
Điều 11. Duyệt bản thảo văn bản
1. Bản thảo
văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.
2. Trường
hợp bản thảo văn bản đã được phê duyệt nhưng cần sửa chữa, bổ sung thì phải
trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định.
Điều 12. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
1. Người
đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người
đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản.
2. Người
được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản phải kiểm
tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp
luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
Điều 13. Ký ban hành văn bản
1. Cơ quan,
tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các
văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm
quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì
thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.
2. Cơ quan,
tổ chức làm việc theo chế độ tập thể
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập
thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức. Cấp phó của người đứng đầu cơ
quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức
những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực
được phân công phụ trách.
3. Trong
trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người
đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy
quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực
hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký
thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy
quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức
ủy quyền.
4. Người
đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ
chức ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại
cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy
chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.
5. Người ký
văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn
bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
6. Đối với
văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực
dễ phai.
7. Đối với
văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số. Vị trí, hình ảnh chữ ký
số theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này.
Chương III
QUẢN LÝ VĂN BẢN
Mục 1
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
Điều 14. Trình tự quản lý văn bản đi
1.
Cấp số, thời gian ban hành văn bản.
2. Đăng ký
văn bản đi.
3. Nhân bản,
đóng dấu cơ quan, tổ chức, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, (đối với văn bản giấy);
ký số của cơ quan, tổ chức (đối với văn bản điện tử).
4. Phát hành
và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
5. Lưu văn
bản đi.
Điều 15. Cấp số, thời
gian ban hành văn bản
1. Số và
thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành
văn bản của cơ quan, tổ chức trong năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01
tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm). Số và ký hiệu văn bản của
cơ quan, tổ chức là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn
bản điện tử.
a) Việc cấp
số văn bản quy phạm pháp luật: Mỗi loại văn bản quy phạm pháp luật được cấp hệ
thống số riêng.
b) Việc cấp số văn bản
chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.
c) Việc cấp số văn bản
hành chính do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
2. Đối với văn bản giấy,
việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện sau khi có chữ ký của người có
thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản mật được cấp hệ
thống số riêng.
3. Đối với văn bản điện
tử, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.
Điều 16. Đăng ký văn bản
đi
1. Việc đăng ký văn bản
bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản đi.
2. Đăng ký văn bản
Văn bản được đăng ký bằng
sổ hoặc bằng Hệ thống.
a) Đăng ký văn bản bằng sổ
Văn thư cơ quan đăng ký
văn bản vào sổ đăng ký văn bản đi. Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định này.
b) Đăng ký văn bản bằng Hệ
thống
Văn bản được đăng ký bằng
Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý.
3. Văn bản mật được đăng
ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
Điều
17. Nhân bản, đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ
khẩn
1.
Nhân bản, đóng dấu của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn đối với
văn bản giấy
a)
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần nơi nhận của
văn bản.
b)
Việc đóng dấu cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, được thực hiện
theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này.
2. Ký số của cơ quan, tổ
chức đối với văn bản điện tử
Ký số của cơ quan, tổ chức
được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này.
Điều 18. Phát hành và theo
dõi việc chuyển phát văn bản đi
1. Văn bản đi phải hoàn
thành thủ tục tại Văn thư cơ quan và phát hành trong ngày văn bản đó được ký,
chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn phải được phát hành và
gửi ngay sau khi ký văn bản.
2.
Việc phát hành văn bản mật đi phải bảo đảm bí mật nội dung của văn bản theo quy
định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, đúng số lượng, thời gian và nơi
nhận.
3.
Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế
bằng văn bản có hình thức tương đương. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về
thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công
văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
4. Thu hồi văn bản
a) Đối với văn bản giấy,
trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại
văn bản đã nhận.
b) Đối với văn bản điện
tử, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản
điện tử bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi
biết.
5. Phát hành văn bản giấy
từ văn bản được ký số
của người có thẩm quyền: Văn thư cơ quan thực hiện in văn bản đã được ký số của
người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của cơ quan, tổ chức để tạo bản chính văn
bản giấy và phát hành văn bản.
6. Trường hợp cần phát
hành văn bản điện tử từ văn bản giấy: Văn thư cơ quan thực hiện theo quy định
tại điểm c khoản 1 Điều 25 Nghị định này.
Điều 19. Lưu văn bản đi
1. Lưu văn bản giấy
a) Bản gốc văn bản được
lưu tại Văn thư cơ quan và phải được đóng dấu ngay sau khi phát hành, sắp xếp
theo thứ tự đăng ký.
b) Bản chính văn bản lưu
tại hồ sơ công việc.
2. Lưu văn bản điện tử
a) Bản gốc văn bản điện tử
phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
b) Cơ quan, tổ chức có Hệ
thống đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định này và các quy định của
pháp luật có liên quan thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống
thay cho văn bản giấy.
c) Cơ quan, tổ chức có Hệ
thống chưa đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định này và các quy định
của pháp luật có liên quan thì Văn thư cơ quan tạo bản chính văn bản giấy theo
quy định tại khoản 5 Điều 18 Nghị định này để lưu tại Văn thư cơ quan và hồ sơ
công việc.
Mục 2
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
Điều 20. Trình tự quản lý
văn bản đến
1. Tiếp nhận văn bản đến.
2. Đăng ký văn bản đến.
3. Trình, chuyển giao văn
bản đến.
4. Giải quyết và theo dõi,
đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Điều 21. Tiếp nhận văn bản
đến
1. Đối với văn bản giấy
a) Văn thư cơ quan kiểm
tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký
hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì. Trường hợp phát hiện có
sai sót hoặc dấu hiệu bất thường, Văn thư cơ quan báo ngay người có trách nhiệm
giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.
b) Tất cả văn bản giấy đến
(bao gồm cả văn bản có dấu chỉ độ mật) gửi cơ quan, tổ chức thuộc diện đăng ký
tại Văn thư cơ quan phải được bóc bì, đóng dấu “ĐẾN”. Đối với văn bản gửi đích
danh cá nhân hoặc tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức thì Văn thư cơ quan
chuyển cho nơi nhận (không bóc bì). Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu
là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận
văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư cơ quan để đăng ký.
c)
Mẫu dấu “ĐẾN” được thực hiện theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định này.
a)
Văn thư cơ quan phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và
thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống.
b)
Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng các quy định tại điểm a khoản này hoặc
gửi sai nơi nhận thì cơ quan, tổ chức nhận văn bản phải trả lại cho cơ quan, tổ
chức gửi văn bản trên Hệ thống. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu
bất thường thì Văn thư cơ quan báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và
thông báo cho nơi gửi văn bản.
c)
Cơ quan, tổ chức nhận văn bản có trách nhiệm thông báo ngay trong ngày cho cơ
quan, tổ chức gửi về việc đã nhận văn bản bằng chức năng của Hệ thống.
Điều 22. Đăng ký văn bản
đến
1.
Việc đăng ký văn bản đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin
cần thiết theo mẫu sổ đăng ký văn bản đến hoặc theo thông tin đầu vào của dữ
liệu quản lý văn bản đến. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư cơ
quan thì đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết, trừ những loại văn
bản đến được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.
2.
Số đến của văn bản được lấy liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời gian tiếp
nhận văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.
Văn bản được đăng ký bằng
sổ hoặc bằng Hệ thống.
a)
Đăng ký văn bản đến bằng sổ
Văn thư cơ quan đăng ký
văn bản vào sổ đăng ký văn bản đến. Mẫu sổ đăng ký văn bản đến theo quy định
tại Phụ lục IV Nghị định này.
b)
Đăng ký văn bản đến bằng Hệ thống
Văn thư cơ quan tiếp nhận
văn bản và đăng ký vào Hệ thống. Trường hợp cần thiết, Văn thư cơ quan thực
hiện số hóa văn bản đến theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này. Văn thư cơ
quan cập nhật vào Hệ thống các trường thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn
bản đến theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định này. Văn bản đến được đăng ký
vào Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng
ký văn bản đến, ký nhận và đóng sổ để quản lý.
4.
Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
Điều 23. Trình, chuyển
giao văn bản đến
1.
Văn bản phải được Văn thư cơ quan trình trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm
việc tiếp theo đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết và chuyển giao cho
đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý. Trường hợp đã xác định rõ đơn vị hoặc cá
nhân được giao xử lý, Văn thư cơ quan chuyển văn bản đến đơn vị, cá nhân xử lý
theo quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức. Văn bản đến có dấu chỉ các
mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Việc chuyển
giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ bí mật nội dung văn bản.
2.
Căn cứ nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức
năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho đơn vị, cá nhân, người có
thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết. Đối với văn bản liên quan đến nhiều
đơn vị hoặc cá nhân thì xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, phối hợp và
thời hạn giải quyết.
3.
Trình, chuyển giao văn bản giấy: Ý
kiến chỉ đạo giải quyết được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “ĐẾN” hoặc Phiếu
giải quyết văn bản đến theo mẫu tại Phụ lục IV Nghị định này. Sau khi có ý kiến
chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển lại cho Văn
thư cơ quan để đăng ký bổ sung thông tin, chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân được
giao giải quyết. Khi chuyển giao văn bản giấy đến cho đơn vị, cá nhân phải ký
nhận văn bản.
4.
Trình, chuyển giao văn bản điện tử trên Hệ thống: Văn thư cơ quan trình văn bản
điện tử đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết trên Hệ thống.
Người có thẩm quyền ghi ý
kiến chỉ đạo giải quyết văn bản đến trên Hệ thống và cập nhật vào Hệ thống các
thông tin: Đơn vị hoặc người nhận; ý kiến chỉ đạo, trạng thái xử lý văn bản;
thời hạn giải quyết; chuyển văn bản cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải
quyết. Trường hợp văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy thì Văn thư cơ quan thực
hiện trình văn bản điện tử trên Hệ thống và chuyển văn bản giấy đến đơn vị hoặc
cá nhân được người có thẩm quyền giao chủ trì giải quyết.
Điều 24. Giải quyết và
theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn
bản đến và giao người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản
đến.
2.
Khi nhận được văn bản đến, đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải
quyết văn bản đến theo thời hạn quy định tại quy chế làm việc của cơ quan, tổ
chức. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được giải quyết ngay.
Mục 3
SAO VĂN BẢN
Điều 25. Các hình thức bản
sao
1.
Sao y gồm: Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao y từ văn bản điện tử
sang văn bản giấy, sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.
a)
Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản
gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy.
b)
Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản
gốc văn bản điện tử ra giấy.
c)
Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn
bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.
a)
Sao lục gồm: Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao lục từ văn bản giấy
sang văn bản điện tử, sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.
b)
Sao lục được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y.
a)
Trích sao gồm: Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy, trích sao từ văn
bản giấy sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện
tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.
b)
Bản trích sao được thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội
dung văn bản cần trích sao.
4.
Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao y, sao lục, trích sao được thực hiện
theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này.
Điều 26. Giá trị pháp lý của bản sao
Bản sao y, bản sao lục và
bản trích sao được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định này có giá trị
pháp lý như bản chính.
Điều 27. Thẩm quyền sao
văn bản
1.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức
ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền
ký các bản sao văn bản.
2.
Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định
của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
Chương IV
LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ
SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Danh mục hồ sơ do người
đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt, được ban hành vào đầu năm và gửi các đơn
vị, cá nhân liên quan làm căn cứ để lập hồ sơ. Mẫu Danh mục hồ sơ được thực
hiện theo quy định tại Phụ lục V Nghị định này.
Điều 29. Lập hồ sơ
a)
Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan, tổ chức.
b)
Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và
phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công
việc.
a)
Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo
Danh mục hồ sơ hoặc theo kế hoạch công tác.
b)
Cập nhật những thông tin ban đầu về hồ sơ theo Danh mục hồ sơ đã ban hành.
c)
Trường hợp các hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ
giải quyết công việc tự xác định các thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ
sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu.
3.
Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ
Cá nhân được giao nhiệm vụ
có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá
trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở, bao gồm tài liệu phim,
ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.
a)
Hồ sơ được kết thúc khi công việc đã giải quyết xong.
b)
Người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong
hồ sơ; loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp; xác định lại thời hạn bảo quản
của hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết
thúc hồ sơ.
c)
Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ sơ thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn
bảo quản từ 05 năm trở lên và viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn
bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ.
d)
Đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống các
thông tin còn thiếu. Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức
năng của Hệ thống.
Điều 30. Nộp lưu hồ sơ,
tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
1.
Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn
và thực hiện theo trình tự, thủ tục quy định.
2.
Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
a)
Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày
công trình được quyết toán.
b)
Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết
thúc.
Khi nộp lưu tài liệu phải
lập 02 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 02 bản “Biên bản giao nhận hồ
sơ, tài liệu” theo mẫu tại Phụ lục V Nghị định này. Đơn vị, cá nhân nộp lưu tài
liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại 01 bản.
Cá nhân được giao nhiệm vụ
giải quyết công việc và lập hồ sơ thực hiện nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ
cơ quan trên Hệ thống.
Lưu trữ cơ quan có trách
nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với
hồ sơ; tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử trên Hệ
thống.
Điều 31. Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ cơ quan
1.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn của mình có
trách nhiệm quản lý văn bản, tài liệu của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra,
hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
2.
Trách nhiệm của người đứng đầu bộ phận hành chính
a)
Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra,
hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với
cơ quan, tổ chức cấp dưới.
b)
Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ tại cơ
quan, tổ chức.
3.
Trách nhiệm của đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức
a)
Người đứng đầu đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng
đầu cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của
đơn vị vào Lưu trữ cơ quan.
b)
Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về
công việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong
hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định trước khi nộp lưu
vào Lưu trữ cơ quan.
c)
Đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức có trách nhiệm nộp lưu những hồ sơ,
tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ cơ quan.
d)
Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn
nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng
ý bằng văn bản và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưu trữ cơ
quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm kể
từ ngày đến hạn nộp lưu.
đ) Cán bộ, công chức, viên
chức và người lao động trong cơ quan, tổ chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc,
chuyển công tác, đi học tập dài ngày phải bàn giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình
thành trong quá trình công tác cho đơn vị, Lưu trữ cơ quan theo quy chế của cơ
quan, tổ chức.
Chương V
QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU
VÀ THIẾT BỊ LƯU KHÓA BÍ MẬT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ
Điều 32. Quản lý con dấu,
thiết bị lưu khóa bí mật
1.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan quản
lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức theo quy
định.
2.
Văn thư cơ quan có trách nhiệm
a)
Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ
chức tại trụ sở cơ quan, tổ chức.
b)
Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức cho người khác
khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu,
thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được lập biên bản.
c)
Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản
sao văn bản.
d)
Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của
người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện.
3.
Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí
mật.
Điều 33. Sử dụng con dấu,
thiết bị lưu khóa bí mật
a)
Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo
quy định.
b)
Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên
trái.
c)
Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên
trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
d)
Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng
đầu cơ quan, tổ chức quy định.
đ) Dấu giáp lai được đóng
vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần
các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
2.
Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật
Thiết bị lưu khóa bí mật
của cơ quan, tổ chức được sử dụng để ký số các văn bản điện tử do cơ quan, tổ
chức ban hành và bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.
Chương VI
QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG
TÁC VĂN THƯ
Điều 34. Nội dung quản lý
nhà nước về công tác văn thư
1.
Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp
luật về công tác văn thư.
2.
Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư.
3.
Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn
thư.
4.
Quản lý đào tạo, bồi dưỡng người làm công tác văn thư; quản lý công tác thi
đua, khen thưởng trong công tác văn thư.
5.
Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về
công tác văn thư.
6.
Hợp tác quốc tế trong công tác văn thư.
7.
Sơ kết, tổng kết công tác văn thư.
Điều 35. Trách nhiệm quản
lý công tác văn thư
1.
Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về công
tác văn thư.
2.
Các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các cấp,
doanh nghiệp nhà nước trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách
nhiệm:
a)
Căn cứ quy định của pháp luật, ban hành và hướng dẫn thực hiện các quy định về
công tác văn thư.
b)
Kiểm tra việc thực hiện các quy định về công tác văn thư đối với các cơ quan,
tổ chức thuộc phạm vi quản lý; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm
pháp luật về công tác văn thư theo thẩm quyền.
c)
Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác
văn thư.
d)
Bố trí kinh phí để hiện đại hóa phương tiện, hạ tầng kỹ thuật phục vụ công tác
văn thư, quản lý và vận hành hiệu quả Hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
đ) Bố trí nhân sự, vị trí,
diện tích, phương tiện làm việc phù hợp, bảo đảm giữ gìn bí mật nhà nước, bảo
quản an toàn con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức.
e)
Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng người làm công tác văn thư; quản lý công tác thi
đua, khen thưởng trong công tác văn thư.
g) Sơ kết, tổng kết về
công tác văn thư trong phạm vi ngành, lĩnh vực và địa phương.
Điều 36. Kinh phí cho công tác văn thư
1.
Các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm bố trí kinh phí cho công tác văn thư trong
dự toán ngân sách nhà nước hàng năm. Đối với doanh nghiệp nhà nước việc bố trí
kinh phí được thực hiện theo quy định hiện hành.
2.
Kinh phí cho công tác văn thư được sử dụng vào các công việc
a)
Mua sắm, nâng cấp hệ thống, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, vật tư tiêu hao
phục vụ công tác văn thư.
b)
Bảo đảm thông tin liên lạc, chuyển phát văn bản, số hóa văn bản.
c)
Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ trong công tác văn thư.
d)
Các hoạt động khác phục vụ công tác văn thư.
Chương VII
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Nghị định này có hiệu lực
thi hành kể từ ngày ký. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004
của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng
02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư hết
hiệu lực từ ngày Nghị định này có hiệu lực pháp luật.
1.
Bộ trưởng Bộ Nội vụ có trách nhiệm triển khai thực hiện và kiểm tra việc thi
hành Nghị định này.
2.
Các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ,
Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, người đứng đầu
các doanh nghiệp nhà nước và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm
thi hành Nghị định này./.
THỂ THỨC, KỸ
THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VÀ BẢN SAO VĂN BẢN
(Kèm theo Nghị định số
30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ)
_________________
Phần I
THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH
BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
1. Khổ giấy: Khổ A4
(210 mm x 297 mm).
2. Kiểu trình bày: Theo
chiều dài của khổ A4. Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không
được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều
rộng.
3. Định lề trang: Cách
mép trên và mép dưới 20 - 25 mm, cách mép trái 30 - 35 mm, cách mép phải 15-20
mm.
4. Phông chữ: Phông chữ
tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN
6909:2001, màu đen.
5. Cỡ chữ và kiểu chữ:
Theo quy định cụ thể cho từng yếu tố thể thức.
6. Vị trí trình bày các
thành phần thể thức: Được thực hiện theo Mục IV Phần I Phụ lục này.
7. Số trang văn bản:
Được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, được đặt
canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số
trang thứ nhất.
II.
CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC CHÍNH
1. Quốc hiệu và Tiêu ngữ
a) Quốc hiệu “CỘNG HÒA
XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”: Được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến
13, kiểu chữ đứng, đậm và ở phía trên cùng, bên phải trang đầu tiên của văn
bản.
b) Tiêu ngữ “Độc lập -
Tự do - Hạnh phúc”: Được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14,
kiểu chữ đứng, đậm và được canh giữa dưới Quốc hiệu; chữ cái đầu của các cụm từ
được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối (-), có cách chữ; phía dưới có đường
kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.
c) Quốc hiệu và Tiêu
ngữ được trình bày tại ô số 1 Mục IV Phần I Phụ lục này. Hai dòng chữ Quốc hiệu
và Tiêu ngữ được trình bày cách nhau dòng đơn.
2. Tên cơ quan, tổ chức
ban hành văn bản
a) Tên cơ quan, tổ chức
ban hành văn bản là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh
nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản. Tên cơ quan, tổ chức ban
hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên của cơ
quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
Đối với tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp
ở địa phương có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương hoặc huyện,
quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung
ương hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đóng trụ
sở. Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được viết tắt những cụm từ
thông dụng.
b) Tên cơ quan, tổ chức
ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ
đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp;
phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của
dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được
trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ
quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày cách nhau dòng đơn. Trường hợp
tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp
dài có thể trình bày thành nhiều dòng.
c) Tên cơ quan, tổ chức
ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2 Mục IV Phần I Phụ lục này.
a) Số của văn bản là số
thứ tự văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm được đăng ký tại Văn
thư cơ quan theo quy định. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập.
Trường hợp các Hội đồng, Ban, Tổ của cơ quan,
tổ chức (sau đây gọi chung là tổ chức tư vấn) được ghi là “cơ quan ban hành văn
bản” và được sử dụng con dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức để ban hành văn
bản thì phải lấy hệ thống số riêng.
Ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên
loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước có
thẩm quyền ban hành văn bản. Đối với công văn, ký hiệu bao gồm chữ viết tắt tên
cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên
đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết.
Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị
trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy
định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu.
c) Số, ký hiệu của văn
bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Từ “Số” được
trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai
chấm (:); với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước. Ký hiệu của
văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Giữa số và ký
hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn
bản có dấu gạch nối (-), không cách chữ.
d) Số, ký hiệu của văn
bản được trình bày tại ô số 3 Mục IV Phần I Phụ lục này.
4. Địa danh và thời
gian ban hành văn bản
a) Địa danh ghi trên
văn bản do cơ quan nhà nước ở trung ương ban hành là tên gọi chính thức của
tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở.
Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở địa phương ban hành là tên gọi
chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở.
Đối với những đơn vị hành chính được đặt theo
tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn
vị hành chính đó.
Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ
chức, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công an,
Bộ Quốc phòng được thực hiện theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của
Bộ Công an, Bộ Quốc phòng.
Thời gian ban hành văn bản là ngày, tháng, năm
văn bản được ban hành. Thời gian ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số
thể hiện ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả Rập; đối với những số thể hiện ngày nhỏ
hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 phía trước.
c) Địa danh và thời
gian ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn
bản, tại ô số 4 Mục IV Phần I Phụ lục này, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến
14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh
có dấu phẩy (,); địa danh và ngày, tháng, năm được đặt dưới, canh giữa so với
Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
5. Tên loại và trích
yếu nội dung văn bản
a) Tên loại văn bản là
tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Trích yếu nội dung văn
bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của
văn bản.
b) Tên loại và trích
yếu nội dung văn bản được trình bày tại ô số 5 a Mục IV Phần I Phụ lục này, đặt
canh giữa theo chiều ngang văn bản. Tên loại văn bản được trình bày bằng chữ in
hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Trích yếu nội dung văn bản được
đặt ngay dưới tên loại văn bản, trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến
14, kiểu chữ đứng, đậm. Bên dưới trích yếu nội dung văn bản có đường kẻ ngang,
nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so
với dòng chữ.
Đối với công văn, trích yếu nội dung văn bản
được trình bày tại ô số 5b Mục IV Phần I Phụ lục này, sau chữ “V/v” bằng chữ in
thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; đặt canh giữa dưới số và ký hiệu
văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản.
Căn cứ ban hành văn bản bao gồm văn bản quy
định thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và
các văn bản quy định nội dung, cơ sở để ban hành văn bản. Căn cứ ban hành văn
bản được ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng
năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (riêng Luật, Pháp lệnh không
ghi số, ký hiệu, cơ quan ban hành).
Căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ
in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại
và trích yếu nội dung văn bản; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu
chấm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.).
b) Khi viện dẫn lần đầu
văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu của văn bản, thời
gian ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và trích yếu nội
dung văn bản (đối với Luật và Pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của Luật, Pháp
lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của
văn bản đó.
c) Bố cục của nội dung
văn bản: Tuỳ theo tên loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý
để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, tiểu
mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ
theo một trình tự nhất định.
d) Đối với các hình
thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều thì phần,
chương, mục, tiểu mục, điều phải có tiêu đề. Tiêu đề là cụm từ chỉ nội dung
chính của phần, chương, mục, tiểu mục, điều.
đ) Cách trình bày phần, chương, mục, tiểu mục,
điều, khoản, điểm
Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần,
chương được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ
chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La
Mã. Tiêu đề của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in
hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Từ “Mục”, “Tiểu mục” và số thứ tự của mục, tiểu
mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ
từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục, tiểu mục dùng chữ số Ả
Rập. Tiêu đề của mục, tiểu mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in
hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được
trình bày bằng chữ in thường, lùi đầu dòng 1 cm hoặc 1,27 cm. Số thứ tự của
điều dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.); cỡ chữ bằng cỡ chữ của
phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm.
Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả
Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.), cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn,
kiểu chữ đứng. Nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình
bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời
văn, kiểu chữ đứng, đậm.
Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ
cái tiếng Việt theo thứ tự bảng chữ cái tiếng Việt, sau có dấu đóng ngoặc đơn,
bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng.
e) Nội dung văn bản
được trình bày bằng chữ in thường, được canh đều cả hai lề, kiểu chữ đứng; cỡ
chữ từ 13 đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1 cm hoặc 1,27 cm;
khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng tối
thiểu là dòng đơn, tối đa là 1,5 lines.
g) Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6
Mục IV Phần I Phụ lục này.
7. Chức vụ, họ tên và
chữ ký của người có thẩm quyền
a) Chữ ký của người có
thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số
của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử.
b) Việc ghi quyền hạn
của người ký được thực hiện như sau:
Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ
viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.
Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải
ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ
chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu.
Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện ký như cấp
phó ký thay cấp trưởng.
Trường hợp
ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng
đầu cơ quan, tổ chức.
Trường hợp ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ
viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
c) Chức vụ, chức danh
và họ tên của người ký
Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo
chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; không ghi những chức vụ
mà Nhà nước không quy định.
Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư
vấn ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn.
Đối với những tổ chức tư vấn được phép sử dụng
con dấu của cơ quan, tổ chức thì ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ
chức tư vấn và chức vụ trong cơ quan, tổ chức. Đối với những tổ chức tư vấn
không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của
người ký văn bản trong tổ chức tư vấn.
Chức vụ (chức danh) của người ký văn bản do Hội
đồng hoặc Ban Chỉ đạo của Nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ làm Trưởng ban hoặc
Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng thì phải ghi rõ chức vụ
(chức danh) và tên cơ quan, tổ chức nơi lãnh đạo Bộ công tác ở phía trên họ tên
người ký.
Họ và tên người ký văn bản bao gồm họ, tên đệm
(nếu có) và tên của người ký văn bản. Trước họ tên của người ký, không ghi học
hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác. Việc ghi thêm quân hàm, học hàm, học
vị trước họ tên người ký đối với văn bản của các đơn vị vũ trang nhân dân, các
tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học do người đứng đầu cơ quan quản lý
ngành, lĩnh vực quy định.
d) Hình ảnh, vị trí chữ
ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên
văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) nền trong
suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký.
đ) Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình
bày tại ô số 7a Mục IV Phần I Phụ lục này; chức vụ khác của người ký được trình
bày tại ô số 7b Mục IV Phần I Phụ lục này, phía trên họ tên của người ký văn
bản; các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “Q.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” và quyền
hạn chức vụ của người ký được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14,
kiểu chữ đứng, đậm.
Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày
tại ô số 7c Mục IV Phần I Phụ lục này.
Họ và tên của người ký văn bản được trình bày
tại ô số 7b Mục IV Phần I Phụ lục này, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14,
kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa quyền hạn, chức vụ của người ký.
8. Dấu, chữ ký số của
cơ quan, tổ chức
a) Hình ảnh, vị trí chữ
ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn
bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng
(.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm
quyền về bên trái.
b) Chữ ký số của cơ
quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính được thể hiện như sau: Văn
bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ
thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo; văn bản
không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký
số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo.
Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn
bản kèm theo.
Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không
hiển thị.
Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký
(ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được
trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ
10, màu đen.
c) Dấu, chữ ký số của
cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8 Mục IV Phần I Phụ lục này.
a) Nơi nhận văn bản
gồm: Nơi nhận để thực hiện; nơi nhận để kiểm tra, giám sát, báo cáo, trao đổi
công việc, để biết; nơi nhận để lưu văn bản.
b) Đối với Tờ trình,
Báo cáo (cơ quan, tổ chức cấp dưới gửi cơ quan, tổ chức cấp trên) và Công văn,
nơi nhận bao gồm:
Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là
tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc.
Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới
là từ “Như trên”, tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có
liên quan khác nhận văn bản.
c) Đối với những văn
bản khác, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức,
đơn vị và cá nhân nhận văn bản.
d) Nơi nhận được trình
bày tại ô số 9a và 9b Mục IV Phần I Phụ lục này bao gồm:
Phần nơi nhận tại ô số 9a (áp dụng đối với Tờ
trình, Báo cáo của cơ quan, tổ chức cấp dưới gửi cơ quan, tổ chức cấp trên và
Công văn): Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản
được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng; sau từ
“Kính gửi” có dấu hai chấm (:). Nếu văn bản gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc
một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình
bày trên cùng một dòng; trường hợp văn bản gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá
nhân trở lên thì xuống dòng, tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ
quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu
dòng (-), cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), cuối dòng cuối cùng có dấu chấm (.);
các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm (:).
Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối
với các loại văn bản): Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang
hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu
hai chấm (:), bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm; phần liệt
kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ
in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá
nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên
một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng (-) sát lề trái, cuối dòng có dấu
chấm phẩy (;), dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm (:), tiếp
theo là chữ viết tắt “VT”, dấu phẩy (,), chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận)
soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu, cuối cùng là dấu chấm (.).
III. CÁC
THÀNH PHẦN THỂ THỨC KHÁC
a) Trường hợp văn bản
có Phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về Phụ lục đó. Văn bản có
từ hai Phụ lục trở lên thì các Phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La
Mã.
b) Từ “Phụ lục” và số
thứ tự của Phụ lục được trình bày thành một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in
thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tên Phụ lục (nếu có) được trình bày canh
giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
c) Thông tin chỉ dẫn
kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục được ban hành bao gồm: số, ký hiệu văn bản,
thời gian ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Thông tin
chỉ dẫn kèm theo văn bản được canh giữa phía dưới tên của Phụ lục, chữ in thường,
cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, cùng phông chữ với nội dung văn bản, màu
đen.
Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi phụ
lục (Kèm theo văn bản số .../...-... ngày .... tháng ....năm ....) được ghi đầy
đủ đối với văn bản giấy; đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại
các vị trí này.
d) Đối với Phụ lục cùng
tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn
bản và không thực hiện ký số lên Phụ lục.
Đối với Phụ lục không cùng tệp tin với nội dung
văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên từng
tệp tin kèm theo, cụ thể:
Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của mỗi
tệp tin.
Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không
hiển thị.
Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký
(ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được
trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ
10, màu đen.
đ) Số trang của Phụ lục được đánh số riêng theo
từng Phụ lục.
e) Mẫu trình bày phụ
lục văn bản thực hiện theo quy định tại Phụ lục III Nghị định này.
2. Dấu chỉ độ mật, mức
độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
Việc xác định và đóng dấu chỉ độ mật (tuyệt
mật, tối mật hoặc mật), dấu tài liệu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật
nhà nước được thực hiện theo quy định hiện hành. Con dấu các độ mật (TUYỆT MẬT,
TỐI MẬT hoặc MẬT) và dấu tài liệu thu hồi được khắc sẵn theo quy định của pháp
luật về bảo vệ bí mật nhà nước. Dấu chỉ độ mật được đóng vào ô số 10a Mục IV
Phần I Phụ lục này; dấu tài liệu thu hồi được đóng vào ô số 11 Mục IV Phần I
Phụ lục này.
Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị
hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết
định. Tuỳ theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn
theo các mức sau: hoả tốc, thượng khẩn, khẩn.
Con dấu các mức độ khẩn được khắc sẵn hình chữ
nhật có kích thước 30 mm x 8 mm, 40 mm x 8 mm và 20 mm x 8 mm, trên đó các từ
“HỎA TỐC”, “THƯỢNG KHẨN” và “KHẨN”, trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ Times
New Roman, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và đặt cân đối trong khung
hình chữ nhật viền đơn. Dấu chỉ mức độ khẩn được đóng vào ô số 10b Mục IV Phần
I Phụ lục này. Mực để đóng dấu chỉ mức độ khẩn dùng màu đỏ tươi.
c) Các chỉ dẫn về phạm
vi lưu hành
Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng, sử
dụng hạn chế, sử dụng các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “XEM XONG TRẢ LẠI”,
“LƯU HÀNH NỘI BỘ”. Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành trình bày tại ô số 11 Mục IV
Phần I Phụ lục này, trình bày cân đối trong một khung hình chữ nhật viền đơn,
bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng,
đậm.
3. Ký hiệu người soạn
thảo văn bản và số lượng bản phát hành
Được trình bày tại ô số 12 Mục IV Phần I Phụ
lục này, ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 11,
kiểu chữ đứng.
4. Địa chỉ cơ quan, tổ
chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax
Các thành phần này được trình bày tại ô số 13
Mục IV Phần I Phụ lục này ở trang thứ nhất của văn bản, bằng chữ in thường, cỡ
chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều
ngang của vùng trình bày văn bản.
IV. SƠ ĐỒ BỐ
TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
1. Vị trí trình bày các thành phần thể thức
2. Sơ đồ
V. MẪU CHỮ VÀ CHI TIẾT TRÌNH BÀY THỂ THỨC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
|
STT |
Thành
phần thể thức và chi tiết trình bày |
Loại chữ |
Cỡ chữ1 |
Kiểu chữ |
Ví dụ
minh hoạ |
|||||||||
|
Phông
chữ Times New Roman |
Cỡ chữ |
|||||||||||||
|
1 |
Quốc
hiệu và Tiêu ngữ |
|
|
|
|
|
||||||||
|
|
- Quốc
hiệu |
In hoa |
12-13 |
Đứng,
đậm |
CỘNG HOÀ
XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
12 |
||||||||
|
|
- Tiêu ngữ |
In
thường |
13-14 |
Đứng,
đậm |
Độc lập
- Tự do - Hạnh phúc |
13 |
||||||||
|
|
- Dòng
kẻ bên dưới |
|
|
|
________________________ |
|
||||||||
|
2 |
Tên cơ
quan, tổ chức ban hành văn bản |
|
|
|
|
|
||||||||
|
|
- Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp |
In hoa |
12-13 |
Đứng |
BỘ NỘI
VỤ |
12 |
||||||||
|
|
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản |
In hoa |
12-13 |
Đứng,
đậm |
CỤC VĂN
THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC |
12 |
||||||||
|
|
- Dòng
kẻ bên dưới |
|
|
|
_______________ |
|
||||||||
|
3 |
Số, ký
hiệu của văn bản |
In
thường |
13 |
Đứng |
Số:
15/QĐ-BNV; Số: 05/BNV-VP; Số: 12/UBND-VX |
13 |
||||||||
|
4 |
Địa danh
và thời gian ban hành văn bản |
In
thường |
13-14 |
Nghiêng |
Hà Nội,
ngày 05 tháng 01 năm 2020 Thành
phố Hồ Chí Minh, ngày 29 tháng 6 năm 2019 |
13 |
||||||||
|
5 |
Tên loại
và trích yếu nội dung văn bản |
|
|
|
|
|
||||||||
|
a |
Đối với
văn bản có tên loại |
|
|
|
|
|
||||||||
|
|
- Tên
loại văn bản |
In hoa |
13 - 14 |
Đứng,
đậm |
CHỈ THỊ |
14 |
||||||||
|
|
- Trích
yếu nội dung |
In
thường |
13-14 |
Đứng,
đậm |
Về công
tác phòng, chống lụt bão |
14 |
||||||||
|
|
- Dòng
kẻ bên dưới |
|
|
|
__________________ |
|
||||||||
|
b |
Đối với
công văn |
|
|
|
|
|
||||||||
|
|
Trích
yếu nội dung |
In
thường |
12-13 |
Đứng |
V/v nâng bậc lương năm 2019 |
12 |
||||||||
|
6 |
Nội dung
văn bản |
In thường |
13-14 |
Đứng |
Trong công tác chỉ đạo ... |
14 |
||||||||
|
a |
Gồm
phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm |
|
|
|
|
|
||||||||
|
|
- Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương |
In
thường |
13-14 |
Đứng,
đậm |
Phần 1 |
Chương I |
14 |
|||||||
|
|
- Tiêu đề của phần, chương |
In hoa |
13-14 |
Đứng,
đậm |
QUY ĐỊNH
CHUNG |
QUY ĐỊNH
CHUNG |
14 |
|||||||
|
|
- Từ “Mục” và số thứ tự |
In
thường |
13-14 |
Đứng,
đậm |
Mục 1 |
14 |
||||||||
|
|
- Tiêu
đề của mục |
In hoa |
13-14 |
Đứng,
đậm |
QUẢN LÝ
VĂN BẢN |
14 |
||||||||
|
|
- Từ “Tiểu mục” và số thứ tự |
In
thường |
13-14 |
Đứng,
đậm |
Tiểu mục
1 |
14 |
||||||||
|
|
- Tiêu đề của tiểu mục |
In hoa |
13-14 |
Đứng,
đậm |
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI |
14 |
||||||||
|
|
- Điều |
In
thường |
13 - 14 |
Đứng,
đậm |
Điều 1. Bản sao văn bản |
14 |
||||||||
|
|
- Khoản |
In
thường |
13-14 |
Đứng |
1. Các hình thức ... |
14 |
||||||||
|
|
- Điểm |
In
thường |
13-14 |
Đứng |
a) Đối với.... |
14 |
||||||||
|
b |
Gồm
phần, mục, khoản, điểm |
|
|
|
|
|
||||||||
|
|
- Từ “Phần” và số thứ tự |
In
thường |
13-14 |
Đứng,
đậm |
Phần 1 |
14 |
||||||||
|
|
- Tiêu
đề của phần |
In hoa |
13-14 |
Đứng,
đậm |
TÌNH
HÌNH THỰC HIỆN NHIỆM VỤ ... |
14 |
||||||||
|
|
- Số thứ tự và tiêu đề của mục |
In hoa |
13-14 |
Đứng,
đậm |
I. NHỮNG KẾT QUẢ... |
14 |
||||||||
|
|
- Khoản: |
|
|
|
|
|
||||||||
|
|
Trường hợp có tiêu đề |
In
thường |
13-14 |
Đứng,
đậm |
1. Phạm vi và đối tượng áp dụng |
14 |
||||||||
|
|
Trường hợp không có tiêu đề |
In
thường |
13-14 |
Đứng |
1. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ
ngày... |
14 |
||||||||
|
|
- Điểm |
In
thường |
13-14 |
Đứng |
a) Đối với.... |
14 |
||||||||
|
7 |
Chức vụ,
họ tên của người có thẩm quyền |
|
|
|
|
|
||||||||
|
|
- Quyền hạn của người ký |
In hoa |
13 - 14 |
Đứng,
đậm |
TM. ỦY
BAN NHÂN DÂN |
KT. BỘ
TRƯỞNG |
14 |
|||||||
|
|
- Chức vụ của người ký |
In hoa |
13-14 |
Đứng,
đậm |
CHỦ TỊCH |
THỨ
TRƯỞNG |
14 |
|||||||
|
|
- Họ tên của người ký |
In
thường |
13 - 14 |
Đứng,
đậm |
Nguyễn
Văn A |
Trần Văn
B |
14 |
|||||||
|
8 |
Nơi nhận |
|
|
|
|
|
||||||||
|
a |
Từ “Kính
gửi” và tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản |
In
thường |
13 -14 |
Đứng |
|
14 |
||||||||
|
|
- Gửi
một nơi |
|
|
|
Kính gửi: Bộ Nội vụ |
14 |
||||||||
|
|
- Gửi
nhiều nơi |
|
|
|
Kính gửi: - Bộ Nội vụ; - Bộ Kế hoạch và Đầu tư; - Bộ Tài
chính. |
14 |
||||||||
|
b |
Từ “Nơi
nhận” và tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản |
|
|
|
|
|
||||||||
|
|
- Từ
“Nơi nhận” |
In
thường |
12 |
Nghiêng,
đậm |
Nơi nhận: |
Nơi nhận: (đối với công văn) |
12 |
|||||||
|
|
- Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản |
In
thường |
11 |
Đứng |
- Các
bộ, cơ quan ngang bộ,...; - Lưu:
VT, TCCB. |
- Như
trên; - Lưu:
VT, NVĐP. |
11 |
|||||||
|
9 |
Phụ lục
văn bản |
|
|
|
|
|
||||||||
|
|
- Từ “Phụ lục” và số thứ tự của phụ lục |
In
thường |
14 |
Đứng,
đậm |
Phụ lục
I |
14 |
||||||||
|
|
- Tiêu đề của phụ lục |
In hoa |
13-14 |
Đứng,
đậm |
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT |
14 |
||||||||
|
10 |
Dấu chỉ
mức độ khẩn |
In hoa |
13 - 14 |
Đứng,
đậm |
|
13 |
||||||||
|
11 |
Ký hiệu
người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành |
In
thường |
11 |
Đứng |
PL.(300) |
11 |
||||||||
|
12 |
Địa chỉ
cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax |
In
thường |
11 - 12 |
Đứng |
Số:...................................................................... ĐT:....................... Fax:................................ E-Mail:.................. Website:............................. |
11 |
||||||||
|
13 |
Chỉ dẫn
về phạm vi lưu hành |
In hoa |
13-14 |
Đứng,
đậm |
XEM XONG
TRẢ LẠI |
LƯU HÀNH
NỘI BỘ |
13 |
|||||||
|
14 |
Số trang |
In thường |
13-14 |
Đứng |
2, 7, 13 |
14 |
||||||||
|
------------------------ 1 Cỡ chữ trong cùng một văn bản tăng, giảm phải thống
nhất, ví dụ: Quốc hiệu cỡ chữ 13, Tiêu ngữ cỡ chữ 14, địa danh và ngày,
tháng, năm văn bản cỡ chữ 14 hoặc Quốc hiệu cỡ chữ 12, Tiêu ngữ cỡ chữ 13,
địa danh và ngày, tháng, năm văn bản cỡ chữ 13. |
||||||||||||||
Phần II
THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH
BÀY BẢN SAO VĂN BẢN
I. BẢN SAO SANG ĐỊNH DẠNG ĐIỆN TỬ
“SAO Y” hoặc “SAO LỤC”
hoặc “TRÍCH SAO”.
2.
Tiêu chuẩn của văn bản số hóa
a) Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên.
c) Độ phân giải tối
thiểu: 200dpi.
3. Hình thức chữ ký số
của cơ quan, tổ chức trên bản sao định dạng điện tử
a) Vị trí: Góc trên,
bên phải, trang đầu của văn bản, trình bày tại ô số 14 Mục IV Phần I Phụ lục
này.
b) Hình ảnh chữ ký số
của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị.
c) Thông tin: Hình thức
sao, tên cơ quan, tổ chức sao văn bản, thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút
giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ
Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.
II. BẢN SAO
SANG ĐỊNH DẠNG GIẤY
1. Thể thức bản sao
sang định dạng giấy
a) Hình thức sao: “SAO
Y” hoặc “SAO LỤC” hoặc “TRÍCH SAO”.
b) Tên cơ quan, tổ chức
sao văn bản.
c) Số, ký hiệu bản sao
bao gồm số thứ tự đăng ký (được đánh chung cho các loại bản sao do cơ quan, tổ
chức thực hiện) và chữ viết tắt tên loại bản sao theo Bảng chữ viết tắt và mẫu
trình bày văn bản, bản sao văn bản tại Mục I Phụ lục III Nghị định này. Số được
ghi bằng chữ số Ả Rập, bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết
thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
d) Địa danh và thời
gian sao văn bản.
đ) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm
quyền sao văn bản.
e) Dấu của cơ quan, tổ
chức sao văn bản.
g) Nơi nhận.
2. Kỹ thuật trình bày
bản sao sang định dạng giấy
a) Các thành phần thể
thức bản sao được trình bày trên cùng một tờ giấy (khổ A4), ngay sau phần cuối
cùng của văn bản cần sao dưới một đường kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang
của vùng trình bày văn bản.
b) Các cụm từ “SAO Y”,
“SAO LỤC”, “TRÍCH SAO” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14,
kiểu chữ đứng, đậm.
c) Cỡ chữ, kiểu chữ của
tên cơ quan, tổ chức sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và thời gian
sao văn bản; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ
quan, tổ chức sao văn bản và nơi nhận được trình bày theo hướng dẫn các thành
phần thể thức văn bản tại khoản 2, 3, 4, 7, 8, 9 Mục II Phần I Phụ lục này.
d) Mẫu trình bày bản
sao định dạng giấy được minh hoạ tại Phụ lục III Nghị định này.
3. Sơ đồ bố trí các
thành phần thể thức bản sao sang định dạng giấy
a) Vị trí trình bày các
thành phần thể thức
|
Ô số |
: |
Thành phần thể thức bản
sao |
|
1 |
: |
Hình thức sao: “SAO Y”, “SAO
LỤC” hoặc “TRÍCH SAO” |
|
2 |
: |
Tên cơ quan, tổ chức sao
văn bản |
|
3 |
: |
Số, ký hiệu bản sao |
|
4 |
: |
Địa danh và ngày, tháng,
năm sao |
|
5a, 5b, 5c |
: |
Chức vụ, họ tên và chữ
ký của người có thẩm quyền |
|
6 |
: |
Dấu của cơ quan, tổ chức |
|
7 |
: |
Nơi nhận |
b) Sơ đồ
Phụ lục II
VIẾT HOA TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
(Kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày
05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ)
_________________
I. VIẾT HOA VÌ PHÉP ĐẶT CÂU
Viết hoa chữ cái đầu âm tiết
thứ nhất của một câu hoàn chỉnh: Sau dấu chấm câu (.); sau dấu chấm hỏi (?);
sau dấu chấm than (!) và khi xuống dòng.
II. VIẾT HOA DANH TỪ RIÊNG
CHỈ TÊN NGƯỜI
1. Tên người Việt
Nam
a) Tên thông
thường: Viết hoa chữ cái đầu tất cả các âm tiết của danh từ riêng chỉ tên
người. Ví dụ: Nguyễn Ái Quốc, Trần Phú,...
b) Tên hiệu, tên
gọi nhân vật lịch sử: Viết hoa chữ cái đầu tất cả các âm tiết. Ví dụ: Vua Hùng,
Bà Triệu, Ông Gióng, Bác Hồ, Cụ Hồ,...
2. Tên người nước
ngoài được phiên âm chuyển sang tiếng Việt
a) Trường hợp
phiên âm sang âm Hán - Việt: Viết theo quy tắc viết tên người Việt Nam. Ví dụ:
Kim Nhật Thành, Mao Trạch Đông, Thành Cát Tư Hãn,...
b) Trường hợp
phiên âm không sang âm Hán - Việt (phiên âm trực tiếp sát cách đọc của nguyên
ngữ): Viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất trong mỗi thành phần. Ví dụ:
Vla-đi-mia I-lích Lê-nin, Phri-đrích Ăng-ghen,...
III. VIẾT HOA TÊN ĐỊA LÝ
a) Tên đơn vị
hành chính được cấu tạo giữa danh từ chung (tỉnh, thành phố trực thuộc trung
ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực
thuộc trung ương; xã, phường, thị trấn) với tên riêng của đơn vị hành chính đó:
Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết tạo thành tên riêng và không dùng gạch
nối. Ví dụ: thành phố Thái Nguyên, tỉnh Nam Định,...
b) Trường hợp tên
đơn vị hành chính được cấu tạo giữa danh từ chung kết hợp với chữ số, tên
người, tên sự kiện lịch sử: Viết hoa cả danh từ chung chỉ đơn vị hành chính đó. Ví dụ: Quận 1, Phường Điện Biên Phủ,...
c) Trường hợp
viết hoa đặc biệt: Thủ đô Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh.
d) Tên địa lý
được cấu tạo giữa danh từ chung chỉ địa hình (sông, núi, hồ, biển, cửa, bến,
cầu, vũng, lạch, vàm, ...) với danh từ riêng (có một âm tiết) trở thành tên
riêng của địa danh đó: Viết hoa tất cả các chữ cái tạo nên địa danh. Ví dụ: Cửa
Lò, Vũng Tàu, Lạch Trường, Vàm Cỏ, Cầu Giấy,...
Trường hợp danh từ chung chỉ
địa hình đi liền với danh từ riêng: Không viết hoa danh từ chung mà chỉ viết
hoa danh từ riêng. Ví dụ: biển Cửa Lò, chợ Bến Thành, sông Vàm Cỏ, vịnh Hạ
Long,...
đ) Tên địa lý chỉ một vùng,
miền, khu vực nhất định được Cấu tạo bằng từ chỉ phương hướng kết hợp với từ
chỉ phương hướng khác: Viết hoa chữ cái đầu của tất cả các âm tiết tạo thành
tên gọi. Đối với tên địa lý chỉ vùng, miền riêng được cấu tạo bằng từ chỉ
phương hướng kết hợp với danh từ chỉ địa hình thì viết hoa các chữ cái đầu mỗi
âm tiết. Ví dụ: Tây Bắc, Đông Bắc, Bắc Bộ,...
2. Tên địa lý
nước ngoài được phiên âm chuyển sang tiếng Việt
a) Tên địa lý đã
được phiên âm sang âm Hán - Việt: Viết theo quy tắc viết hoa tên địa lý Việt
Nam. Ví dụ: Bắc Kinh, Bình Nhưỡng, Pháp, Anh,...
b) Tên địa lý
phiên âm không sang âm Hán - Việt (phiên âm trực tiếp sát cách đọc của nguyên
ngữ): Viết hoa theo quy tắc viết hoa tên người nước ngoài quy định tại điểm b
khoản 2 Mục II Phụ lục này. Ví dụ: Mát-xcơ-va, Men-bơn,...
IV. VIẾT HOA TÊN CƠ QUAN, TỔ
CHỨC
1. Tên cơ quan,
tổ chức của Việt Nam
a) Viết hoa chữ
cái đầu của các từ, cụm từ chỉ loại hình cơ quan, tổ chức; chức năng, lĩnh vực
hoạt động của cơ quan, tổ chức. Ví dụ: Ban Chỉ đạo trung ương về Phòng chống
tham nhũng, Văn phòng Chủ tịch nước, Bộ Tài nguyên và Môi trường, Tập đoàn Điện
lực Việt Nam, Hội đồng nhân dân tỉnh Sơn La, Sở Tài chính,...
b) Trường hợp
viết hoa đặc biệt: Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam, Văn phòng
Trung ương Đảng, ...
2. Tên cơ quan,
tổ chức nước ngoài
a) Tên cơ quan,
tổ chức nước ngoài đã dịch nghĩa: Viết hoa theo quy tắc viết tên cơ quan, tổ
chức của Việt Nam. Ví dụ: Liên hợp quốc (UN), Tổ chức Y tế thế giới (WHO),...
b) Tên cơ quan,
tổ chức nước ngoài được sử dụng trong văn bản ở dạng viết tắt: Viết bằng chữ in
hoa như nguyên ngữ hoặc chuyển tự La-tinh nếu nguyên ngữ không thuộc hệ
La-tinh. Ví dụ: WTO, UNDP, UNESCO, ASEAN,...
V. VIẾT HOA CÁC TRƯỜNG HỢP
KHÁC
1. Danh từ thuộc trường hợp đặc biệt: Nhân
dân, Nhà nước.
2. Tên các huân
chương, huy chương, các danh hiệu vinh dự: Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết
của các thành phần tạo thành tên riêng và các từ chỉ thứ, hạng. Ví dụ: Huân
chương Sao vàng, Nghệ sĩ Nhân dân, Anh hùng Lao động,...
3. Tên chức vụ,
học vị, danh hiệu: Viết hoa tên chức vụ, học vị nếu đi liền với tên người cụ
thể. Ví dụ: Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ, Giáo sư Tôn Thất Tùng,...
4. Danh từ chung
đã riêng hóa
Viết hoa chữ cái đầu của từ,
cụm từ chỉ tên gọi đó trong trường hợp dùng trong một nhân xưng, đứng độc lập
và thể hiện sự trân trọng. Ví dụ: Bác, Người (chỉ Chủ tịch Hồ Chí Minh), Đảng
(chỉ Đảng Cộng sản Việt Nam),...
5. Tên các ngày
lễ, ngày kỷ niệm: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết tạo thành tên gọi ngày lễ,
ngày kỷ niệm. Ví dụ: ngày Quốc khánh 2-9, ngày Tổng tuyển cử đầu tiên, ngày Quốc
tế Lao động 1-5, ngày Phụ nữ Việt Nam 20-10,...
6. Tên các loại
văn bản: Viết hoa chữ cái đầu của tên loại văn bản và chữ cái đầu của âm tiết
thứ nhất tạo thành tên gọi của văn bản trong trường hợp nói đến một văn bản cụ
thể. Ví dụ: Bộ luật Hình sự, Luật Tổ chức Quốc hội,...
7. Trường hợp
viện dẫn phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm của một văn bản cụ thể
thì viết hoa chữ cái đầu của phần, chương, mục, tiểu mục, điều.
Ví dụ:
- Căn cứ điểm a
khoản 2 Điều 103 Mục 5 Chương XII Phần I của Bộ luật Hình sự.
- Theo quy định
tại điểm a khoản 1 Điều 24 Tiểu mục 1 Mục 1 Chương III của Nghị quyết số 351/2017/UBTVQH14.
8. Tên các năm âm
lịch, ngày tết, ngày và tháng trong năm
a) Tên các năm âm
lịch: Viết hoa chữ cái đầu của tất cả các âm tiết tạo thành tên gọi. Ví dụ: Kỷ
Tỵ, Tân Hợi, Mậu Tuất, Mậu Thân,...
b) Tên các ngày
tết: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành tên gọi. Ví dụ: tết
Nguyên đán, tết Đoan ngọ, tết Trung thu. Viết hoa chữ Tết trong trường hợp thay
cho tết Nguyên đán.
c) Tên các ngày
trong tuần và tháng trong năm: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết chỉ ngày và
tháng trong trường hợp không dùng chữ số. Ví dụ: thứ Hai, thứ Tư, tháng Năm,
tháng Tám,...
9. Tên các sự
kiện lịch sử và các triều đại: Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết tạo thành
sự kiện và tên sự kiện, trong trường hợp có các con số chỉ mốc thời gian thì
ghi bằng chữ và viết hoa chữ đó. Ví dụ: Triều Lý, Triều Trần, Phong trào Xô
viết Nghệ Tĩnh, Cách mạng tháng Tám,...
10. Tên các tác
phẩm, sách báo, tạp chí: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành
tên tác phẩm, sách báo. Ví dụ: từ điển Bách khoa toàn thư, tạp chí Cộng sản,...
Phụ lục III
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI, MẪU TRÌNH BÀY
VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VÀ BẢN SAO VĂN BẢN
(kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ)
___________________
I. BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VÀ BẢN SAO VĂN BẢN
|
STT |
Tên loại văn bản hành chính |
Chữ viết tắt |
|
1. |
Nghị quyết (cá biệt) |
NQ |
|
2. |
Quyết định (cá biệt) |
QĐ |
|
3. |
Chỉ thi |
CT |
|
4. |
Quy chế |
QC |
|
5. |
Quy định |
QyĐ |
|
6. |
Thông cáo |
TC |
|
7. |
Thông báo |
TB |
|
8. |
Hướng dẫn |
HD |
|
9. |
Chương trình |
CTr |
|
10. |
Kế hoạch |
KH |
|
11. |
Phương án |
PA |
|
12. |
Đề án |
ĐA |
|
13. |
Dự án |
DA |
|
14. |
Báo cáo |
BC |
|
15. |
Biên bản |
BB |
|
16. |
Tờ trình |
TTr |
|
17. |
Hợp đồng |
HĐ |
|
18. |
Công điện |
CĐ |
|
19. |
Bản ghi nhớ |
BGN |
|
20. |
Bản thỏa thuận |
BTT |
|
21. |
Giấy ủy quyền |
GUQ |
|
22. |
Giấy mời |
GM |
|
23. |
Giấy giới thiệu |
GGT |
|
24. |
Giấy nghỉ phép |
GNP |
|
25. |
Phiếu gửi |
PG |
|
26. |
Phiếu chuyển |
PC |
|
27. |
Phiếu báo |
PB |
|
|
Bản sao văn bản |
|
|
1. |
Bản sao y |
SY |
|
2. |
Bản trích sao |
TrS |
|
3. |
Bản sao lục |
SL |
II. MẪU TRÌNH BÀY VĂN BẢN
HÀNH CHÍNH, PHỤ LỤC VÀ BẢN SAO VĂN BẢN
|
1. Mẫu trình bày văn bản
hành chính |
|
|
Mẫu 1.1 |
Nghị quyết (cá biệt) |
|
Mẫu 1.2 |
Quyết định (cá biệt) quy định trực tiếp |
|
Mẫu 1.3 |
Quyết định (cá biệt) quy định gián tiếp |
|
Mẫu 1.4 |
Văn bản có tên loại |
|
Mẫu 1.5 |
Công văn |
|
Mẫu 1.6 |
Công điện |
|
Mẫu 1.7 |
Giấy mời |
|
Mẫu 1.8 |
Giấy giới thiệu |
|
Mẫu 1.9 |
Biên bản |
|
Mẫu 1.10 |
Giấy nghỉ phép |
|
2. Mẫu trình bày phụ lục
văn bản |
|
|
Mẫu 2.1 |
Phụ lục văn bản hành chính giấy |
|
Mẫu 2.2 |
Phụ lục văn bản hành chính điện tử |
|
3. Mẫu trình bày bản sao
văn bản |
|
|
Mẫu 3.1 |
Bản sao sang định dạng giấy |
|
Mẫu 3.2 |
Bản sao sang định dạng điện tử |
Mẫu 1.1 – Nghị quyết (cá biệt)
_________________________________________________________________________________
|
TÊN
CQ, TC CHỦ QUẢN1 TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2 ______________ Số: …/NQ-...3… |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA
VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ________________________ …4…,
ngày ... tháng ... năm … |
NGHỊ QUYẾT
……………5……………
THẨM QUYỀN BAN HÀNH
Căn cứ............................................... .................................................................
Căn cứ..................................................................................................
………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………6………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………./.
|
Nơi nhận: - Như Điều ; - Lưu: VT ...7...8… |
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký của người có thẩm quyền, Họ và tên |
_________________________________________________________________________________
Ghi chú:
1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản
trực tiếp (nếu có).
2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành
Nghị quyết
3 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức
ban hành nghị quyết.
4 Địa danh
5 Trích yếu nội dung Nghị quyết.
6 Nội dung Nghị quyết.
7 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo
văn bản và số lượng bản lưu (nếu cần)
8 Ký hiệu người soạn thảo văn bản
và số lượng bản phát hành (nếu cần)
Mẫu 1.2 – Quyết định (cá
biệt) quy định trực tiếp
_________________________________________________________________________________
|
TÊN
CQ, TC CHỦ QUẢN1 TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2 __________ Số: …/QĐ-...3… |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA
VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc _______________________ …4…,
ngày ... tháng ... năm … |
QUYẾT ĐỊNH
Về
việc ………. 5……………….
____________
THẨM QUYỀN BAN HÀNH6
Căn cứ................................... 7................
Căn cứ............................................................................. ;
Theo đề nghị của..................................................................................................
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1................................. 8....................................................
Điều..................................................................................................
....................................................................................... /.
|
Nơi nhận: - Như Điều ; - Lưu: VT ...9...10… |
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ
CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký của người có thẩm quyền, Họ và tên |
_________________________________________________________________________________
1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản
trực tiếp (nếu có).
2 Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức
danh nhà nước ban hành Quyết định.
3 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức
hoặc chức danh nhà nước ban hành Quyết định.
4 Địa danh
5 Trích yếu nội
dung quyết định.
6 Thẩm quyền ban
hành quyết định thuộc về người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chức vụ của
người đứng đầu; nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về tập thể lãnh đạo
hoặc cơ quan, tổ chức thì ghi tên tập thể hoặc tên cơ quan, tổ chức đó.
7 Các căn cứ để ban hành quyết
định.
8 Nội dung quyết
định.
9 Chữ viết tắt tên
đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
10 Ký hiệu người
soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
Mẫu 1.3 – Quyết
định (quy định gián tiếp) (*)
____________________________________________________________________________________________________________________________
|
TÊN
CQ, TC CHỦ QUẢN1 TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2 ___________ Số: …/QĐ-...3… |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA
VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc _______________________ …4…,
ngày ... tháng ... năm … |
QUYẾT ĐỊNH
Ban hành (Phê duyệt) ……….5……………….
___________
THẨM QUYỀN BAN HÀNH6
Căn cứ................................ 7.......................................... ;
Căn cứ............................................................................. ;
Theo đề nghị của..................................................................................................
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành (Phê duyệt) kèm theo Quyết định này
…………………..5..................................................................................................
…………………………………………………………………………………………….
Điều..................................................................................................
....................................................................................... /.
|
Nơi nhận: - Như Điều ; -
..............; - Lưu: VT, ...8...9… |
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ
CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký của người có thẩm quyền, Họ và tên |
_________________________________________________________________________________
Ghi
chú:
(*) Mẫu này
áp dụng đối với các quyết định (cá biệt) ban hành hay phê duyệt một văn bản
khác
1 Tên cơ
quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
2 Tên cơ
quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành Quyết định.
3 Chữ viết
tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành Quyết định.
4 Địa danh
5 Trích yếu nội
dung quyết định.
6 Thẩm quyền ban
hành quyết định thuộc về người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chức vụ của
người đứng đầu; nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về tập thể lãnh đạo
hoặc cơ quan, tổ chức thì ghi tên tập thể hoặc tên cơ quan, tổ chức đó.
7 Các căn cứ để ban
hành quyết định.
8 Chữ viết tắt tên
đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
9 Ký hiệu người
soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
Mẫu văn bản (được
ban hành, phê duyệt kèm theo quyết định) đối với văn bản giấy
_________________________________________________________________________________
|
TÊN
CQ, TC CHỦ QUẢN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC ______________ |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA
VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ________________________ |
TÊN LOẠI VĂN BẢN
…………..1…………
(Kèm theo Quyết định số .../QĐ-... ngày
... tháng ... năm ... của... )2
________________
………3……….
………………………
Điều 1..................................................................................................
Điều..................................................................................................
……………………………………………………………………………………………….
……………………………………
……………………………………………………………..
Điều..................................................................................................
....................................................................................... /.
_________________________________________________________________________________
Ghi
chú:
1 Trích yếu nội dung của văn bản
2 Số, ký hiệu, thời gian ban hành và tên cơ quan ban
hành của Quyết định
3 Nội dung văn bản kèm theo
Mẫu văn bản (được
ban hành, phê duyệt kèm theo quyết định) đối với văn bản điện tử (*)
____________________________________________________________________________________________________________________________
Số: ...4…, ngày/tháng/năm; giờ: phút: giây5
|
TÊN CƠ QUAN, TỔ
CHỨC ________________ |
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ________________________ |
TÊN LOẠI VĂN BẢN
…………..1…………
(Kèm theo Quyết định số .../QĐ-... ngày
... tháng ... năm ... của... )2
____________
………3……….
………………………
Điều 1..................................................................................................
Điều..................................................................................................
……………………………………………………………………………………………….
……………………
………………………………
Điều..................................................................................................
....................................................................................... /.
_________________________________________________________________________________
Ghi
chú:
(*) Mẫu này áp dụng với văn bản điện tử kèm theo
không cùng tệp tin với nội dung quyết định ban hành hay phê duyệt
1 Trích yếu nội dung của văn bản
2 Đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại các vị trí này.
3 Nội dung văn bản kèm theo
4 Số và ký hiệu Quyết định ban
hay phê duyệt.
5 Thời gian ký số của cơ quan,
tổ chức (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO
8601).
_________________________________________________________________________________
|
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2 ___________ Số: …/...3…-…4… |
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ________________________ …5…, ngày ... tháng
... năm … |
TÊN LOẠI VĂN BẢN6
.......................7…………………..
______________
……………………………………….8…………………………………………..
………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………/.
|
Nơi nhận: - Như Điều ; -
..............; - Lưu: VT, ...9...10… |
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký của người có thẩm quyền, Họ và tên |
_________________________________________________________________________________
Ghi
chú:
1Tên cơ quan, tổ
chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
2Tên cơ quan, tổ
chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản.
3 Chữ viết tắt tên
loại văn bản.
4 Chữ viết tắt tên cơ
quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản.
5 Địa danh.
6 Tên loại văn bản
Mẫu này áp dụng chung đối với các hình thức
văn bản hành chính có ghi tên loại gồm: chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo,
thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo,
tờ trình, giấy ủy quyền, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo.
7 Trích yếu nội dung
văn bản.
8 Nội dung văn bản.
9 Chữ viết tắt tên
đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
10 Ký hiệu người
soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
Mẫu 1.5 – Công văn
_________________________________________________________________________________
|
TÊN
CQ, TC CHỦ QUẢN1 TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2 __________ Số: …/...3…-…4… V/v ……….6……. |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA
VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ________________________ …5…,
ngày ... tháng ... năm … |
Kính gửi:
- …………………………..;
- …………………………..;
……………………………………….7…………………………………………..
………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………/.
|
Nơi nhận: - Như Điều ; -
..............; - Lưu: VT, ...8...9… |
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký của người có thẩm quyền, Họ và tên |
_________________________________________________________________________________
…………………………………………..10……………………………………………………………
_________________________________________________________________________________
Ghi chú:
1 Tên cơ quan, tổ
chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
2 Tên cơ quan, tổ
chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn.
3 Chữ viết tắt tên
cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn.
4 Chữ viết tắt tên
đơn vị soạn thảo công văn.
5 Địa danh.
6 Trích yếu nội
dung công văn.
7 Nội dung công
văn.
8 Chữ viết tắt tên
đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
9 Ký hiệu người
soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
10 Địa chỉ cơ quan,
tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax (nếu cần).
_________________________________________________________________________________
|
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2 ___________ Số: …/CĐ-…3… |
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ________________________ …4…, ngày ... tháng
... năm … |
CÔNG ĐIỆN
…………5…………..
___________
........................ 6 điện:
- ………………7…………;
- ………………………….;
………………………………………..8……………………………………….
…………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………../.
|
Nơi nhận: - Như Điều ; -
..............; - Lưu: VT, ...9...10… |
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký của người có thẩm quyền, Họ và tên |
_________________________________________________________________________________
Ghi chú:
1 Tên cơ quan, tổ
chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
2 Tên cơ quan, tổ
chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công điện.
3 Chữ viết tắt tên
cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công điện.
4 Địa danh.
5 Trích yếu nội
dung công điện.
6 Tên cơ quan, tổ
chức hoặc chức danh của người đứng đầu.
7 Tên cơ quan, tổ
chức nhận điện.
8 Nội dung điện.
9 Chữviết tắt tên
đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
10 Ký hiệu của người
soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
_________________________________________________________________________________
|
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2 _________ Số: …/GM-…3… |
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ________________________ …4…, ngày ... tháng
... năm … |
GIẤY MỜI
…………5…………..
___________
...........2…………. trân trọng
kính mời: .....................................6............................
Tới dự.................................. 7.....................................................
…………………………………………………………………………………………………..
Chủ trì:..................................................................................................
Thời gian:..................................................................................................
Địa điểm:..................................................................................................
................................. .8....... /.
|
Nơi nhận: - ............ ; -
..............; - Lưu: VT, ...9...10… |
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký của người có thẩm quyền, Họ và tên |
_________________________________________________________________________________
Ghi chú:
1 Tên cơ quan, tổ
chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
2 Tên cơ quan, tổ
chức ban hành giấy mời.
3 Chữ viết tắt tên
cơ quan, tổ chức ban hành giấy mời.
4 Địa danh.
5 Trích yếu nội
dung cuộc họp.
6 Tên cơ quan, tổ
chức hoặc họ và tên, chức vụ, đơn vị công tác của người được mời.
7 Tên (nội dung)
của cuộc họp, hội thảo, hội nghị, v.v…
8 Các vấn đề cần
lưu ý.
9 Chữviết tắt tên
đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
10 Ký hiệu người
soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
Mẫu 1.8 – Giấy giới thiệu
_________________________________________________________________________________
|
TÊN
CQ, TC CHỦ QUẢN1 TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2 ___________ Số: …/GGT-…3… |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA
VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ________________________ …4…,
ngày ... tháng ... năm … |
GIẤY GIỚI THIỆU
............... 2 trân trọng giới
thiệu:
Ông (bà)........................ 5............................................
Chức vụ: ..................................................................................................
Được cử đến:....................... 6......................................................
Về việc:..................................................................................................
…………………………………………………………………………………………………………
Đề nghị Qúy cơ quan tạo điều
kiện để ông (bà) có tên ở trên hoàn thành
nhiệm vụ.
Giấy này có giá
trị đến hết ngày................................................................................................ /.
|
Nơi nhận: - Như trên; - Lưu: VT |
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ
CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký của người có thẩm quyền, Họ và tên |
_________________________________________________________________________________
Ghi chú:
1 Tên cơ quan, tổ
chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
2 Tên cơ quan, tổ
chức ban hành văn bản (cấp giấy giới thiệu).
3 Chữ viết tắt tên
cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
4 Địa danh.
5 Họ và tên, chức
vụ và đơn vị công tác của người được giới thiệu.
6 Tên cơ quan, tổ
chức được giới thiệu tới làm việc.
Mẫu 1.9 – Biên bản
_________________________________________________________________________________
|
TÊN
CQ, TC CHỦ QUẢN1 TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2 __________ Số: …/BB-…3… |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA
VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ________________________ …4…,
ngày ... tháng ... năm … |
BIÊN BẢN
………..4…………
________
Thời gian bắt
đầu:..................................................................................................
Địa điểm:..................................................................................................
Thành phần tham
dự:..................................................................................................
………………………………………………………………………………………….
Chủ trì (chủ tọa): ..................................................................................................
Thư ký (người ghi
biên bản): ..................................................................................................
Nội dung (theo diễn biến cuộc
họp/hội nghị/hội thảo): ……………………………………….
…………………………………………………………………………………………
Cuộc họp (hội
nghị, hội thảo) kết thúc vào .... giờ ...., ngày .... tháng .... năm ..../.
|
THƯ KÝ (Chữ ký) Họ và tên |
CHỦ TỌA (Chữ ký của người có thẩm quyền, Họ và tên |
Nơi nhận:
- …………..;
- Lưu: VT, Hồ sơ.
_________________________________________________________________________________
Ghi chú:
1 Tên cơ quan, tổ
chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
2 Tên cơ quan, tổ chức
ban hành văn bản.
3 Chữ viết tắt tên
cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
4 Tên cuộc họp hoặc
hội nghị, hội thảo.
5 Ghi chức vụ chính
quyền (nếu cần).
Mẫu 1.10 - Giấy nghỉ phép
_________________________________________________________________________________
|
TÊN
CQ, TC CHỦ QUẢN1 TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2 ____________ Số: …/GNP-…3… |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA
VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ________________________ …4…,
ngày ... tháng ... năm … |
GIẤY NGHỈ PHÉP
_____________
Xét Đơn đề nghị
nghỉ phép ngày........ của ông (bà)....................................................................
............................................ 2..................................... cấp
cho:
Ông (bà):............................. 5.....................................
Chức vụ: ..................................................................................................
Được nghỉ phép
trong thời gian kể từ ngày......... đến hết ngày ........ tại..................................... 6........................
Số ngày nghỉ phép
nêu trên được tính vào thời gian ……………….7……../.
|
Nơi nhận: - …8….; - Lưu: VT, …9… |
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký của người có thẩm quyền, Họ và tên |
|
Xác nhận của cơ
quan (tổ chức) hoặc chính quyền địa phương nơi nghỉ phép (nếu cần) (Chữ ký, dấu) Họ và tên |
|
_________________________________________________________________________________
Ghi chú:
1
Tên cơ quan, tổ chức
chủ quản trực tiếp (nếu có).
2 Tên cơ quan, tổ
chức cấp giấy nghỉ phép.
3 Chữ viết tắt tên
cơ quan, tổ chức cấp giấy nghỉ phép.
4 Địa danh.
5 Họ và tên, chức
vụ và đơn vị công tác của người được cấp giấy phép.
6 Nơi nghỉ phép
7 Thời gian theo
Luật Lao động (nghỉ hàng năm có lương hoặc nghỉ không hưởng lương hoặc nghỉ
việc riêng mà vẫn hưởng nguyên lương …).
8 Người được cấp
giấy nghỉ phép.
9 Chữviết tắt tên
đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
Mẫu 2.1 – Phụ lục văn bản hành chính giấy
_________________________________________________________________________________
Phụ lục …1….
..........2…………
(Kèm theo Văn bản số...3 ngày…4… tháng...4…
năm ...4… của ...5.............................. .)
________________
………………………..6………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………../.
_________________________________________________________________________________
Ghi chú:
1
Số thứ tự của phụ lục.
2 Tiêu đề của Phụ
lục.
3 Số và ký hiệu của
văn bản
4 Thời gian ban hành văn bản.
5 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
6 Nội dung của phụ lục.
Mẫu 2.2 – Mẫu Phụ lục văn bản hành chính điện tử (*)
____________________________________________________________________________________________________________________________
Số: …5…; ngày/tháng/năm; giờ: phút: giây 6
Phụ lục …1….
..........2…………
(Kèm theo Văn bản số...3 ngày…3… tháng...3…
năm ...3… của ...4.............................. .)
___________________
………………………..7………………………………………….
…………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………../.
_________________________________________________________________________________
Ghi chú:
(*) Mẫu này áp
dụng với văn bản điện tử có phụ lục không cùng tệp tin với nội dung văn bản.
1 Số thứ tự của
phụ lục.
2 Tiêu đề của Phụ
lục.
3 Đối với văn bản điện
tử, không phải điền thông tin tại các vị trí này.
4 Tên cơ quan, tổ
chức ban hành văn bản.
5 Số và ký hiệu
văn bản.
6 Thời gian ký số
của cơ quan, tổ chức (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo
tiêu chuẩn ISO 8601)
7 Nội dung của phụ lục.
Mẫu 3.1 – Bản sao sang định dạng giấy
_________________________________________________________________________________
|
TÊN
CQ, TC CHỦ QUẢN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC _______________ Số: …/…… |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA
VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc _______________________ ……,
ngày ... tháng ... năm … |
TÊN LOẠI VĂN BẢN
…………………..
________
……………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………….
....................................................................................... /.
|
Nơi nhận: - ……………; -
…………..; - Lưu: VT, |
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA
NGƯỜI KÝ (Chữ ký của người có thẩm
quyền dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản) Họ và tên |
_________________________________________________________________________________
|
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2 __________ Số: …3…/4-…5… |
…………1……………. …6…,
ngày ... tháng ... năm … |
|
Nơi nhận: - ……………; -
…………..; - Lưu: VT, |
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA
NGƯỜI KÝ7 (Chữ ký của người có thẩm
quyền dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện sao văn bản) Họ và tên |
-------
_________________________________________________________________________________
Ghi chú:
1Hình thức sao:
“SAO Y” hoặc “SAO LỤC” hoặc “TRÍCH SAO”.
2Tên cơ quan, tổ
chức thực hiện sao văn bản.
3Số bản sao.
4Ký hiệu bản sao.
5Chữ viết tắt tên
cơ quan, tổ chức sao văn bản.
6Địa danh.
7Ghi quyền hạn,
chức vụ của người ký bản sao.
Mẫu 3.2 – Bản sao sang định dạng điện tử
_________________________________________________________________________________
…1…;…2…
ngày/tháng/năm; giờ: phút: giây 3
|
TÊN
CQ, TC CHỦ QUẢN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC __________ Số: …/…… |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA
VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc _______________________ ……,
ngày ... tháng ... năm … |
TÊN LOẠI VĂN BẢN
…………………..
___________
……………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………….
....................................................................................... /.
|
Nơi nhận: - ……………; -
…………..; - Lưu: VT, |
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA
NGƯỜI KÝ (Chữ ký của người có thẩm
quyền dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản) Họ và tên |
_________________________________________________________________________________
Ghi chú:
1Hình thức sao: “SAO Y” hoặc “SAO LỤC” hoặc
“TRÍCH SAO”.
2Tên cơ quan, tổ
chức thực hiện sao văn bản.
3Thời gian ký số của cơ quan,
tổ chức thực hiện sao văn bản .
Phụ lục IV
(Kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính
phủ)
__________________
I. MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
1. Bìa và trang đầu
|
TÊN CƠ
QUAN CHỦ QUẢN TRỰC TIẾP TÊN CƠ QUAN/ĐƠN VỊ Năm: ............... Từ ngày ……..đến ngày ................... Từ số
.....................đến số ........................ |
2. Nội dung đăng ký văn bản
đi Tối thiểu gồm 10 nội dung:
|
Số, ký hiệu văn bản |
Ngày tháng văn bản |
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản |
Người ký |
Nơi nhận văn bản |
Đơn vị, người nhận bản lưu |
Số lượng bản |
Ngày chuyển |
Ký nhận |
Ghi chú |
|
(1) |
(2) |
(3) |
(4) |
(5) |
(6) |
(7) |
(8) |
(9) |
(10) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
II. MẪU BÌA VĂN BẢN
|
Biểu tượng của cơ quan (nếu có) |
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Địa chỉ ……………………………….. Điện thoại: …………… Fax: ……………. E- mail: ……………. Website: ……………. |
|||
|
Số/ký hiệu văn bản:.................................... |
||||
|
|
Kính gửi: ……………………………….. …………………………. …………………….. |
|||
III. MẪU SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN
1. Bìa và trang đầu
|
TÊN CƠ
QUAN CHỦ QUẢN TRỰC TIẾP TÊN CƠ QUAN/ĐƠN VỊ SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN Năm: ................ Từ ngày ……..đến ngày ............. Từ số .........đến số .......................... Quyển số: .... |
2. Nội dung đăng ký gửi văn bản đi bưu điện Tối thiểu gồm 06 nội dung:
|
Ngày chuyển |
Số, ký hiệu văn bản |
Nơi nhận văn bản |
Số lượng bì |
Ký nhận và dấu bưu điện |
Ghi chú |
|
(1) |
(2) |
(3) |
(4) |
(5) |
(6) |
|
|
|
|
|
|
|
1. Bìa và trang đầu
|
TÊN CƠ
QUAN CHỦ QUẢN TRỰC TIẾP TÊN CƠ QUAN/ĐƠN VỊ SỔ SỬ DỤNG BẢN LƯU Năm: ....... Từ ngày ……..đến ngày ................. Từ số ....... đến số
............... Quyển số: .... |
2. Nội dung đăng ký sử dụng
bản lưu
Tối thiểu gồm 09 nội dung:
|
Ngày tháng |
Họ tên người sử dụng |
Số, ký hiệu ngày tháng văn bản |
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản |
Số và ký hiệu HS |
Ký nhận |
Ngày trả |
Người cho phép sử dụng |
Ghi chú |
|
(1) |
(2) |
(3) |
(4) |
(5) |
(6) |
(7) |
(8) |
(9) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
V. MẪU DẤU “ĐẾN”: được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 35mm x 50mm
|
35 mm |
50 mm |
|
|
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC |
||
|
ĐẾN |
Số: …………………………. |
|
|
Ngày: ………………………… |
||
|
Chuyển: …………………………………….. |
||
|
Số và ký hiệu HS: ……………………………… |
||
VI. MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
1. Bìa và trang đầu
|
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TRỰC TIẾP TÊN CƠ QUAN/ĐƠN VỊ SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: ....... Từ ngày ……..đến ngày ................. Từ số ....... đến số
............... Quyển số: .... |
2. Nội dung đăng ký văn bản
đến
Tối thiểu gồm 10
nội dung:
|
Ngày đến |
Số đến |
Tác giả |
Số, ký hiệu văn bản |
Ngày tháng văn bản |
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản |
Đơn vị hoặc người nhận |
Ngày chuyển |
Ký nhận |
Ghi chú |
|
(1) |
(2) |
(3) |
(4) |
(5) |
(6) |
(7) |
(8) |
(9) |
(10) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
VII. MẪU PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
|
__________ |
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ________________________ ……, ngày ... tháng ... năm … |
PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
(Tên loại; số và
ký hiệu; ngày, tháng, năm; cơ quan ban hành
và trích yếu nội dung văn bản đến)
________________
1. Ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức
- Giao đơn vị, cá
nhân chủ trì;
- Giao các đơn
vị, cá nhân tham gia phối hợp giải quyết văn bản đến (nếu có);
- Thời hạn giải quyết
đối với mỗi đơn vị, cá nhân (nếu có);
- Ngày tháng cho
ý kiến phân phối, giải quyết.
2. Ý kiến của
lãnh đạo đơn vị
- Giao cho cá
nhân; thời hạn giải quyết đối với cá nhân (nếu có);
- Ngày, tháng,
năm cho ý kiến.
3. Ý kiến đề xuất
của người giải quyết
- Ý kiến đề xuất
giải quyết văn bản đến của cá nhân;
- Ngày, tháng,
năm đề xuất ý kiến.
VIII. MẪU SỔ THEO DÕI GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
1. Bìa và trang đầu
|
TÊN CƠ
QUAN CHỦ QUẢN TRỰC TIẾP TÊN CƠ QUAN/ĐƠN VỊ SỔ THEO DÕI GIẢI QUYẾT VĂN
BẢN ĐẾN Năm: ....... Từ ngày ……..đến ngày ................. Quyển số: .... |
2. Nội dung đăng ký theo dõi
giải quyết văn bản đến Tối thiểu gồm 07 nội dung:
|
Số đến |
Tên loại, số, ký hiệu,
ngày, tháng và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản |
Đơn vị hoặc người nhận |
Thời hạn giải
quyết |
Tiến độ giải quyết |
Số, ký hiệu văn bản trả lời |
Ghi chú |
|
(1) |
(2) |
(3) |
(4) |
(5) |
(6) |
(7) |
|
|
|
|
|
|
|
|
Phụ lục V
LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
(kèm theo Nghị định số
30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ)
_________________
I. XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ
Danh mục hồ sơ gồm các thành
phần: Các đề mục, số và ký hiệu của hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản của
hồ sơ, người lập hồ sơ.
1. Đề mục trong
Danh mục hồ sơ được xây dựng theo cơ cấu tổ chức (tên các đơn vị trong cơ quan,
tổ chức) hoặc theo lĩnh vực hoạt động (tên các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của cơ
quan, tổ chức). Trong từng đề mục lớn được chia thành các đề mục nhỏ tương ứng
với tên các đơn vị (theo cơ cấu tổ chức) hoặc chia thành các mặt hoạt động
(theo lĩnh vực hoạt động). Trong các đề mục nhỏ, trật tự các hồ sơ được sắp xếp
theo nguyên tắc từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể.
Các đề mục lớn được đánh số
liên tục bằng chữ số La Mã. Các đề mục nhỏ (nếu có) trong từng đề mục lớn được
đánh số riêng bằng chữ số Ả Rập. Chữ viết tắt của các đề mục lớn trong Danh mục
hồ sơ do cơ quan, tổ chức quy định nhưng cần ngắn gọn, dễ hiểu.
2. Số, ký hiệu
của hồ sơ bao gồm: số thứ tự (được đánh bằng chữ số Ả Rập) và ký hiệu (bằng các
chữ viết tắt) của đề mục lớn.
Việc đánh số hồ sơ có thể áp
dụng một trong hai cách sau: số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn Danh
mục, bắt đầu từ số 01 hoặc số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng
đề mục lớn, bắt đầu từ số 01.
3. Tiêu đề hồ sơ:
cần viết ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải khái quát được nội dung của các văn bản,
tài liệu sẽ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc.
4. Thời hạn bảo
quản của hồ sơ được xác định theo quy định hiện hành: Vĩnh viễn hoặc thời hạn
bằng số năm cụ thể.
II. MẪU DANH MỤC HỒ SƠ
|
TÊN
CQ, TC CHỦ QUẢN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC _____________ |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA
VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ________________________ |
DANH MỤC HỒ SƠ
Năm ...
(Kèm theo Quyết định số … ngày … tháng … năm...... của )
_______________
|
Số và ký hiệu hồ sơ |
Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ |
Thời hạn bảo quản |
Người lập hồ sơ |
Ghi chú |
|
(1) |
(2) |
(3) |
(4) |
(5) |
|
|
I. TÊN ĐỀ MỤC LỚN |
|
|
|
|
|
1. Tên đề mục
nhỏ |
|
|
|
|
01.TCCB |
Tiêu đề hồ sơ |
20 năm |
Họ và tên |
|
|
|
|
|
|
|
Danh mục hồ sơ này có hồ sơ, bao gồm:
................ hồ sơ bảo
quản vĩnh
viễn;
………………. hồ sơ bảo quản có thời hạn.
III. MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU
|
TÊN
CQ, TC CHỦ QUẢN TÊN ĐƠN VỊ1 ________ |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA
VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ________________________ |
MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU
…………..2…………………
Năm ...
__________
|
Số TT |
Số, ký hiệu hồ sơ |
Tiêu đề hồ sơ |
Thời gian tài liệu |
Thời hạn bảo quản |
Số tờ3/ Số trang4 |
Ghi chú |
|
(1) |
(2) |
(3) |
(4) |
(5) |
(6) |
(7) |
|
|
|
|
|
|
|
|
Mục lục này gồm:............ hồ sơ (đơn vị bảo quản).
Viết bằng chữ:.... hồ sơ (đơn vị bảo quản).
............ ngày .............tháng ............năm ....
Người lập
(Ký và ghi rõ họ và tên, chức
vụ)
_________________________________________________________________________________
1Tên đơn vị nộp lưu hồ sơ, tài
liệu.
2Thời hạn bảo quản: Bảo quản
vĩnh viễn hoặc bảo quản có thời hạn. Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn và Mục lục hồ sơ,
tài liệu bảo quản có thời hạn được lập riêng thành 02 Mục lục khác nhau. Đối
với Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn bỏ cột thời hạn bảo quản.
3Áp dụng đối với văn bản giấy.
4Áp dụng đối với văn bản điện
tử.
IV. MẪU MỤC LỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU TRONG HỒ
SƠ5
MỤC LỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU
Số, ký hiệu hồ sơ:
Năm ...
__________________
|
STT |
Số, ký hiệu văn bản |
Ngày tháng năm văn bản |
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản |
Tác giả văn bản |
Tờ số/ Trang số |
Ghi chú |
|
(1) |
(2) |
(3) |
(4) |
(5) |
(6) |
(7) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
_________________________________________________________________________________
5Áp
dụng cho hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn.
V. MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN HỒ
SƠ, TÀI LIỆU
|
TÊN CƠ QUAN, TỔ
CHỨC ___________ |
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc _______________________ …, ngày …tháng … năm… |
BIÊN BẢN
Giao nhận hồ sơ, tài liệu
_____________
Căn cứ Nghị định số
30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ.. (Danh mục hồ sơ năm..., Kế hoạch
thu thập tài liệu...),
Chúng tôi gồm:
BÊN GIAO: (tên cá nhân,
đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu)
Ông (bà):.......................................................................
Chức vụ công tác:.........................................................
BÊN NHẬN: (Lưu trữ cơ
quan)
Ông (bà):..................................................................................................
Chức vụ công tác:..................................................................................................
Thống nhất lập biên bản giao
nhận tài liệu với những nội dung như sau:
1. Tên khối tài
liệu giao nộp:
2. Thời gian của
hồ sơ, tài liệu:
3. Số lượng tài
liệu:
a) Đối với hồ sơ,
tài liệu giấy
- Tổng số hộp
(cặp):
- Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản):... Quy
ra mét giá: mét.
b) Đối với hồ sơ,
tài liệu điện tử
- Tổng
số hồ sơ:
- Tổng số tệp tin
trong hồ sơ:
4. Tình trạng tài
liệu giao nộp:..................................................................................................
5. Mục lục hồ sơ,
tài liệu nộp lưu kèm theo.
Biên bản này được
lập thành hai bản; bên giao giữ một bản, bên nhận giữ một bản./.
|
(Ký và ghi rõ họ và tên) |
(Ký và ghi rõ họ và tên) |
HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ
(kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày
05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ)
__________________
Phần I
QUY ĐỊNH ĐỐI VỚI HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ
I. NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG HỆ THỐNG
1. Bảo đảm quản
lý văn bản và hồ sơ điện tử của cơ quan, tổ chức đúng quy định.
2. Bảo đảm an
toàn, an ninh thông tin mạng theo quy định của pháp luật hiện hành.
3. Bảo đảm phân
quyền cho các cá nhân truy cập vào Hệ thống.
4. Bảo đảm tính
xác thực, độ tin cậy của tài liệu, dữ liệu lưu hành trong Hệ thống.
5. Cho phép kiểm
chứng, xác minh, thực hiện các yêu cầu nghiệp vụ khác của cơ quan, tổ chức, cá
nhân có trách nhiệm khi được yêu cầu.
II. YÊU CẦU CHUNG KHI THIẾT KẾ HỆ THỐNG
1. Đáp ứng đầy đủ
các quy trình và kỹ thuật về quản lý văn bản điện tử, lập và quản lý hồ sơ điện
tử và dữ liệu đặc tả1.
2. Có khả năng
tích hợp, liên thông, chia sẻ thông tin, dữ liệu với các hệ thống khác.
3. Có khả năng hệ
thống hóa văn bản, hồ sơ, thống kê số lượt truy cập văn bản, hồ sơ, hệ thống.
4. Bảo đảm tính
xác thực, tin cậy, toàn vẹn và khả năng truy cập, sử dụng văn bản, tài liệu.
5. Bảo đảm lưu
trữ hồ sơ theo thời hạn bảo quản.
6. Bảo đảm phù
hợp với Khung kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam.
7. Bảo đảm dễ
tiếp cận và sử dụng.
8. Cho phép ký
số, kiểm tra, xác thực chữ ký số theo quy định của pháp luật.
III. YÊU CẦU CHỨC NĂNG CỦA HỆ
THỐNG
1. Đối với việc
tạo lập và theo dõi văn bản
a) Cho phép tạo
lập văn bản mới và chuyển đổi định dạng văn bản.
b) Cho phép đính
kèm văn bản.
c) Cho phép tạo
mã định danh văn bản đi.
d) Hiển thị mức
độ khẩn của văn bản.
đ) Cho phép tự động cấp số
cho văn bản đi và số đến cho văn bản đến theo thứ tự và trình tự thời gian
trong năm.
e) Cho phép bên
nhận tự động thông báo cho bên gửi đã nhận văn bản.
g) Cho phép tự
động cập nhật các trường thông tin số 1.1, 1.2, 2, 4, 6, 10, 13.1 Mục I Phần II
Phụ lục này; trường thông tin số 1.1, 1.2, 2, 10, 12, 13 Mục II Phần II phụ lục
này; trường thông tin số 1.1, 1.2, 9, 10 Mục III Phần II Phụ lục này.
_________________________________________________________________________________
1Dữ liệu đặc tả của văn bản,
hồ sơ là thông tin mô tả nội dung, định dạng, ngữ cảnh, cấu trúc, các yếu tố
cấu thành văn bản, hồ sơ; mối liên hệ của văn bản, hồ sơ với các văn bản, hồ sơ
khác; thông tin về chữ ký số trên văn bản; lịch sử hình thành, sử dụng và các
đặc tính khác nhằm phục vụ quá trình quản lý, tìm kiếm và khả năng sử dụng của
hồ sơ, tài liệu.
h) Thông báo cho
Văn thư cơ quan khi có sự trùng lặp mã định danh văn bản hoặc cả ba trường
thông tin số, ký hiệu và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
i) Thông báo khi
có văn bản mới.
k)Thông báo tình
trạng nhận văn bản tại cơ quan, tổ chức nhận văn bản.
l) Cho phép thống
kê, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
m) Cho phép người
có thẩm quyền phân phối văn bản đến, theo dõi, đôn đốc đơn vị, cá nhân giải quyết
văn bản đúng thời hạn.
n) Cho phép người
có thẩm quyền truy cập, chỉnh sửa, chuyển lại dự thảo văn bản, tài liệu.
o) Cho phép cơ
quan,tổ chức gửi văn bản biết tình trạng xử lý văn bản của cơ
quan, tổ chức nhận văn bản.
2. Đối với việc
kết nối, liên thông
a) Bảo đảm kết
nối, liên thông giữa các Hệ thống quản lý tài liệu điện tử và Hệ thống quản lý
tài liệu lưu trữ điện tử của Lưu trữ lịch sử đối với cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu.
b) Có khả năng
hoạt động trên các thiết bị di động thông minh trong điều kiện bảo đảm an toàn
thông tin.
c) Có khả năng
kết nối, liên thông và tích hợp với các hệ thống chuyên dụng
khác đang được sử dụng tại cơ quan, tổ chức.
3. Đối với an ninh thông tin
a) Bảo đảm các
cấp độ an ninh thông tin theo quy định của pháp luật.
b) Bảo đảm phân
quyền truy cập đối với từng hồ sơ, văn bản.
c) Cảnh báo sự
thay đổi về quyền truy cập đối với từng hồ sơ, văn bản trong Hệ thống cho đến
khi có xác nhận của người có thẩm quyền.
4. Đối với việc
lập và quản lý hồ sơ
a) Bảo đảm tạo
lập Danh mục hồ sơ trong Hệ thống.
b) Bảo đảm tạo mã
cho từng hồ sơ và tự động đánh số thứ tự của văn bản, tài liệu trong hồ sơ.
c) Liên kết toàn
bộ văn bản, tài liệu và dữ liệu đặc tả có cùng mã hồ sơ trong Hệ thống để tạo
thành hồ sơ.
d) Bảo đảm liên
kết các trường thông tin trong Danh mục hồ sơ của từng hồ sơ với toàn bộ văn
bản, tài liệu, dữ liệu đặc tả của hồ sơ.
đ) Bảo đảm liên kết và thống
kê toàn bộ hồ sơ được lập của một tài khoản cụ thể.
e) Cho phép gán
một văn bản, tài liệu cho nhiều hồ sơ được tạo bởi nhiều tài khoản khác nhau mà
không cần nhân bản.
g) Cho phép kết
xuất toàn bộ văn bản, tài liệu, dữ liệu đặc tả của hồ sơ sang định dạng (.pdf), (.xml) và bảo đảm trình
tự thời gian hình thành văn bản, tài liệu, dữ liệu đặc tả của hồ sơ.
5. Đối với việc
bảo quản và lưu trữ văn bản, hồ sơ
a) Lưu văn bản và
các thông tin về quá trình giải quyết văn bản gồm: Ý kiến chỉ đạo, phân
phối văn bản đến của người có thẩm quyền; các dự thảo văn bản của cá nhân được
phân công soạn thảo; ý kiến góp ý của cá nhân, đơn vị có liên quan; ý kiến chỉ
đạo của lãnh đạo; ý kiến phê duyệt, chịu trách nhiệm nội dung của lãnh đạo đơn
vị chủ trì soạn thảo; ý kiến phê duyệt chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật
trình bày văn bản của người có thẩm quyền; lịch sử truy cập và xem văn bản; các
tác động khác vào văn bản.
b) Cho phép tự động thông báo hồ sơ đến hạn
nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan trước 30 ngày kể từ ngày Lưu trữ cơ quan thông báo
Danh mục hồ sơ nộp lưu cho đơn vị giao nộp tài liệu.
c) Bảo đảm thực
hiện nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
d) Bảo đảm sự
toàn vẹn, tin cậy, không thay đổi của văn bản, hồ sơ.
đ) Bảo đảm khả năng truy cập
và sử dụng hồ sơ, văn bản theo thời hạn bảo quản.
e) Bảo đảm khả
năng di chuyển hồ sơ, tài liệu, dữ liệu đặc tả và thay đổi định dạng văn bản
khi có sự thay đổi về công nghệ.
g) Có khả năng sao lưu định
kỳ, đột xuất và phục hồi dữ liệu khi gặp sự cố.
6. Đối với thống
kê, tìm kiếm và sử dụng văn bản, hồ sơ
a) Cho phép thống
kê số lượng hồ sơ, văn bản, tài liệu; số lượt truy cập vào từng hồ sơ, văn bản,
tài liệu.
b) Cho phép thống
kê số lượt truy cập vào Hệ thống theo yêu cầu của người quản lý, quản trị.
c) Cấp quyền,
kiểm soát quyền truy cập vào hồ sơ lưu trữ điện tử và dữ liệu đặc tả của hồ sơ
lưu trữ.
d) Cho phép tìm
kiếm văn bản, hồ sơ đối với tất cả các trường thông tin đầu vào của văn bản, hồ
sơ và nội dung của văn bản, tài liệu.
đ) Cho phép lựa chọn hiển thị
các trường thông tin của văn bản, hồ sơ trong kết quả tìm kiếm.
e) Cho phép lưu
và sử dụng lại các yêu cầu tìm kiếm.
g) Cho phép hiển
thị thứ tự kết quả tìm kiếm.
h) Cho phép kết xuất kết quả tìm kiếm ra các
định dạng tệp văn bản phổ biến: (.doc), (.docx), (.pdf).
i) Cho phép tải
hoặc in văn bản, tài liệu, dữ liệu đặc tả.
k) Cho phép đánh
dấu vào văn bản, tài liệu, dữ liệu đặc tả được in ra từ Hệ thống.
l) Lưu lịch sử
truy cập và sử dụng văn bản, tài liệu.
7. Đối với việc
quản lý dữ liệu đặc tả
a) Lưu các yếu tố
dữ liệu đặc tả liên quan đến một văn bản, hồ sơ cụ thể theo thời hạn bảo quản.
b) Hiển thị toàn
bộ dữ liệu đặc tả của một văn bản, hồ sơ khi có yêu cầu của người sử dụng được
cấp quyền.
c) Cho phép nhập
dữ liệu đặc tả bổ sung cho văn bản, hồ sơ.
d) Lưu dữ liệu
đặc tả của quá trình kiểm soát an ninh văn bản, hồ sơ, hệ thống.
đ) Lưu và cố định sự liên kết
của một văn bản, hồ sơ với tất cả các yếu tố dữ liệu đặc tả liên quan.
8. Đối với việc
thu hồi văn bản
a) Đóng băng văn
bản đi và dữ liệu đặc tả văn bản đi khi có lệnh thu hồi văn bản của cơ quan, tổ
chức.
b) Hủy văn bản
đến và dữ liệu đặc tả văn bản đến khi có lệnh thu hồi văn bản từ cơ quan, tổ
chức phát hành văn bản.
c) Lưu dữ liệu
đặc tả của quá trình thu hồi văn bản.
IV. YÊU CẦU VỀ QUẢN TRỊ HỆ THỐNG
1. Hệ thống cho
phép người được giao quản trị Hệ thống thực hiện những nhiệm vụ sau:
a) Tạo lập nhóm
tài liệu, hồ sơ theo cấp độ thông tin khác nhau.
b) Phân quyền cho
người sử dụng theo quy định của cơ quan, tổ chức.
c) Truy cập vào
hồ sơ và dữ liệu đặc tả của hồ sơ theo quy định của cơ quan, tổ chức.
d) Thay đổi quyền
truy cập đối với hồ sơ, văn bản khi có sự thay đổi quy định của cơ quan, tổ
chức.
đ) Thay đổi quyền truy cập
của các tài khoản cá nhân khi có những thay đổi về vị trí công tác của cá nhân
đó.
e) Phục hồi thông
tin, dữ liệu đặc tả trong trường hợp lỗi hệ thống và thông báo kết quả phục
hồi.
g) Khóa hoặc đóng băng các
tập hợp (văn bản, hồ sơ, nhóm tài liệu) để ngăn chặn khả năng di chuyển, xóa
hoặc sửa đổi khi có yêu cầu của người có thẩm quyền.
2. Cảnh báo xung
đột xảy ra trong hệ thống.
3. Thiết lập kết
nối liên thông.
V. THÔNG TIN ĐẦU RA CỦA HỆ THỐNG
1. Sổ đăng ký văn
bản đến
2. Báo cáo tình
hình giải quyết văn bản đến
3. Sổ đăng ký văn
bản đi
4. Báo cáo tình
hình giải quyết văn bản đi
5. Mục lục văn bản trong hồ sơ
6. Mục lục hồ sơ.
Phần II
CHUẨN THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA HỆ THỐNG
I. THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
|
STT |
Trường thông tin |
Tên (viết tắt tiếng Anh) |
Kiểu dữ liệu |
Độ dài |
|
1 |
Mã hồ sơ |
FileCode |
|
|
|
1.1 |
Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ2 |
Organld |
String |
13 |
|
1.2 |
Năm hình thành hồ sơ |
FileCatalog |
Number |
4 |
|
1.3 |
Số và ký hiệu hồ sơ |
FileNotation |
String |
20 |
|
2 |
Số thứ tự văn bản trong hồ sơ |
DocOrdinal |
Number |
3 |
|
3 |
Tên loại văn bản |
TypeName |
String |
100 |
|
4 |
Số của văn bản |
CodeNumber |
String |
11 |
|
5 |
Ký hiệu của văn bản |
CodeNotation |
String |
30 |
|
6 |
Ngày, tháng, năm văn bản |
IssuedDate |
Date |
10 |
|
7 |
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản |
OrganName |
String |
200 |
|
8 |
Trích yếu nội dung |
Subject |
String |
500 |
|
9 |
Ngôn ngữ |
Language |
String |
30 |
|
10 |
Số trang của văn bản |
PageAmount |
Number |
3 |
|
11 |
Ghi chú |
Description |
String |
500 |
|
12 |
Chức vụ, họ tên người ký |
Signerlnfo |
|
|
|
12.1 |
Chức vụ của người ký văn bản |
Position |
String |
100 |
|
12.2 |
Họ và tên người ký văn bản |
FullName |
String |
50 |
|
13 |
Nơi nhận |
To |
|
|
|
13.1 |
Mã định danh của cơ quan, tổ chức nhận văn bản |
Organld |
String |
13 |
|
13.2 |
Tên cơ quan, tổ chức nhận văn bản |
OrganName |
String |
200 |
|
14 |
Mức độ khẩn, độ mật |
Priority |
Number |
1 |
|
15 |
Số lượng bản phát hành |
IssuedAmount |
Number |
3 |
|
16 |
Hạn trả lời văn bản |
DueDate |
Date |
10 |
_________________________________________________________________________________
2 Mã định danh của cơ quan, tổ
chức lập danh mục hồ sơ được mặc định trong Hệ thống.
II. THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ VĂN BẢN
ĐẾN
|
STT |
Trường thông tin |
Tên (viết tắt tiếng Anh) |
Kiểu dữ liệu |
Độ dài |
|
1 |
Mã hồ sơ |
FileCode |
|
|
|
1.1 |
Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ3 |
Organld |
String |
13 |
|
1.2 |
Năm hình thành hồ sơ |
FileCatalog |
Number |
4 |
|
1.3 |
Số và ký hiệu hồ sơ |
FileNotation |
String |
20 |
|
2 |
Số thứ tự văn bản trong hồ sơ |
DocOrdinal |
Number |
3 |
|
3 |
Tên loại văn bản |
TypeName |
String |
100 |
|
4 |
Số của văn bản |
CodeNumber |
String |
11 |
|
5 |
Ký hiệu của văn bản |
CodeNotation |
String |
30 |
|
6 |
Ngày, tháng, năm văn bản |
IssuedDate |
Date |
10 |
|
7 |
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản |
OrganName |
String |
200 |
|
8 |
Trích yếu nội dung |
Subject |
String |
500 |
|
9 |
Ngôn ngữ |
Language |
String |
30 |
|
10 |
Số trang của văn bản |
PageAmount |
Number |
3 |
|
11 |
Ghi chú |
Description |
String |
500 |
|
12 |
Ngày, tháng, năm đến |
ArrivalDate |
Date |
10 |
|
13 |
Số đến |
ArrivalNumber |
Number |
10 |
|
14 |
Chức vụ, họ tên người ký |
Signerlnfo |
|
|
|
14.1 |
Chức vụ của người ký văn bản |
Position |
String |
100 |
|
14.2 |
Họ và tên người ký văn bản |
FullName |
String |
50 |
|
15 |
Mức độ khẩn, độ mật |
Priority |
Number |
1 |
|
16 |
Đơn vị hoặc người nhận |
ToPlaces |
String |
1000 |
|
17 |
Ý kiến phân phối, chỉ đạo, trạng thái xử lý văn bản |
TraceHeaderList |
LongText |
|
|
18 |
Thời hạn giải quyết |
DueDate |
Date |
10 |
_________________________________________________________________________________
3 Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập danh mục
hồ sơ được mặc định trong hệ thống.
III. THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ HỒ SƠ
|
STT |
Trường thông tin |
Tên (viết tắt tiếng Anh) |
Kiểu dữ liệu |
Độ dài |
|
1 |
Mã hồ sơ |
FileCode |
|
|
|
1.1 |
Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập danh mục
hồ sơ4 |
Organld |
String |
13 |
|
1.2 |
Năm hình thành hồ sơ |
FileCatalog |
Number |
4 |
|
1.3 |
Số và ký hiệu hồ sơ |
FileNotation |
String |
20 |
|
2 |
Tiêu đề hồ sơ |
Title |
String |
500 |
|
3 |
Thời hạn bảo quản |
Maintenance |
String |
30 |
|
4 |
Chế độ sử dụng |
Rights |
String |
30 |
|
5 |
Người lập hồ sơ |
Creator |
String |
30 |
|
6 |
Ngôn ngữ |
Language |
String |
50 |
|
7 |
Thời gian bắt đầu |
StartDate |
Date |
10 |
|
8 |
Thời gian kết thúc |
EndDate |
Date |
10 |
|
9 |
Tổng số văn bản trong hồ sơ |
DocTotal |
Number |
4 |
|
10 |
Tổng số trang của hồ sơ |
PageTotal |
Number |
4 |
|
11 |
Ghi chú |
Description |
String |
500 |
|
|
|
|
|
|
_________________________________________________________________________________
4 Mã định danh của
cơ quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ được mặc định trong Hệ thống.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét