THỂ THỨC, KỸ
THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VÀ BẢN SAO VĂN BẢN
(Kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm
2020 của Chính phủ)
_________________
Phần I
THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
1. Khổ giấy: Khổ A4 (210 mm x
297 mm).
2. Kiểu trình bày: Theo chiều
dài của khổ A4. Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được
làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng.
3. Định lề trang: Cách mép
trên và mép dưới 20 - 25 mm, cách mép trái 30 - 35 mm, cách mép phải 15-20 mm.
4. Phông chữ: Phông chữ tiếng
Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN
6909:2001, màu đen.
5. Cỡ chữ và kiểu chữ: Theo
quy định cụ thể cho từng yếu tố thể thức.
6. Vị trí trình bày các thành
phần thể thức: Được thực hiện theo Mục IV Phần I Phụ lục này.
7. Số trang văn bản: Được
đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh
giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang
thứ nhất.
II. CÁC
THÀNH PHẦN THỂ THỨC CHÍNH
1.
Quốc hiệu và Tiêu ngữ
a) Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”: Được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu
chữ đứng, đậm và ở phía trên cùng, bên phải trang đầu tiên của văn bản.
b) Tiêu ngữ “Độc lập - Tự do
- Hạnh phúc”: Được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ
đứng, đậm và được canh giữa dưới Quốc hiệu; chữ cái đầu của các cụm từ được
viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối (-), có cách chữ; phía dưới có đường kẻ
ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.
c) Quốc hiệu và Tiêu ngữ được
trình bày tại ô số 1 Mục IV Phần I Phụ lục này. Hai dòng chữ Quốc hiệu và Tiêu
ngữ được trình bày cách nhau dòng đơn.
2. Tên cơ quan, tổ chức ban
hành văn bản
a) Tên cơ quan, tổ chức ban
hành văn bản là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà
nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản. Tên cơ quan, tổ chức ban hành
văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên của cơ quan,
tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
Đối
với tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp ở địa phương có thêm tên tỉnh,
thành phố trực thuộc trung ương hoặc huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh,
thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương hoặc xã, phường, thị trấn nơi
cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đóng trụ sở. Tên của cơ quan, tổ chức chủ
quản trực tiếp được viết tắt những cụm từ thông dụng.
b) Tên cơ quan, tổ chức ban
hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ
đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp;
phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của
dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
Tên
cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ
12 đến 13, kiểu chữ đứng.
Tên
cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp
được trình bày cách nhau dòng đơn. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn
bản, tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp dài có thể trình bày thành nhiều
dòng.
c) Tên cơ quan, tổ chức ban
hành văn bản được trình bày tại ô số 2 Mục IV Phần I Phụ lục này.
a) Số của văn bản là số thứ
tự văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm được đăng ký tại Văn thư
cơ quan theo quy định. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập.
Trường
hợp các Hội đồng, Ban, Tổ của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là tổ chức tư
vấn) được ghi là “cơ quan ban hành văn bản” và được sử dụng con dấu, chữ ký số
của cơ quan, tổ chức để ban hành văn bản thì phải lấy hệ thống số riêng.
Ký
hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ
quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản. Đối với
công văn, ký hiệu bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà
nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được
giải quyết.
Chữ
viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc
lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn,
dễ hiểu.
c) Số, ký hiệu của văn bản
được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Từ “Số” được
trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai
chấm (:); với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước. Ký hiệu của
văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Giữa số và ký
hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn
bản có dấu gạch nối (-), không cách chữ.
d) Số, ký hiệu của văn bản
được trình bày tại ô số 3 Mục IV Phần I Phụ lục này.
4. Địa danh và thời gian ban
hành văn bản
a) Địa danh ghi trên văn bản
do cơ quan nhà nước ở trung ương ban hành là tên gọi chính thức của tỉnh, thành
phố trực thuộc trung ương nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở. Địa danh
ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở địa phương ban hành là tên gọi chính
thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở.
Đối
với những đơn vị hành chính được đặt theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện
lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó.
Địa
danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức, đơn vị lực lượng vũ trang nhân
dân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng được thực hiện theo quy
định của pháp luật và quy định cụ thể của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng.
Thời
gian ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành. Thời gian ban
hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số thể hiện ngày, tháng, năm dùng chữ
số Ả Rập; đối với những số thể hiện ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm
số 0 phía trước.
c) Địa danh và thời gian ban
hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô
số 4 Mục IV Phần I Phụ lục này, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu
chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu
phẩy (,); địa danh và ngày, tháng, năm được đặt dưới, canh giữa so với Quốc
hiệu và Tiêu ngữ.
5. Tên loại và trích yếu nội
dung văn bản
a) Tên loại văn bản là tên
của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Trích yếu nội dung văn bản
là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn
bản.
b) Tên loại và trích yếu nội
dung văn bản được trình bày tại ô số 5 a Mục IV Phần I Phụ lục này, đặt canh
giữa theo chiều ngang văn bản. Tên loại văn bản được trình bày bằng chữ in hoa,
cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Trích yếu nội dung văn bản được đặt
ngay dưới tên loại văn bản, trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14,
kiểu chữ đứng, đậm. Bên dưới trích yếu nội dung văn bản có đường kẻ ngang, nét
liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với
dòng chữ.
Đối
với công văn, trích yếu nội dung văn bản được trình bày tại ô số 5b Mục IV Phần
I Phụ lục này, sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ
đứng; đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu
văn bản.
Căn
cứ ban hành văn bản bao gồm văn bản quy định thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ
của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và các văn bản quy định nội dung, cơ sở
để ban hành văn bản. Căn cứ ban hành văn bản được ghi đầy đủ tên loại văn bản,
số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản và trích yếu nội
dung văn bản (riêng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơ quan ban hành).
Căn
cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ
từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau
mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng kết
thúc bằng dấu chấm (.).
b) Khi viện dẫn lần đầu văn
bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu của văn bản, thời gian
ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và trích yếu nội dung
văn bản (đối với Luật và Pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của Luật, Pháp
lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của
văn bản đó.
c) Bố cục của nội dung văn
bản: Tuỳ theo tên loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để
ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục,
điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo
một trình tự nhất định.
d) Đối với các hình thức văn
bản được bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều thì phần, chương, mục,
tiểu mục, điều phải có tiêu đề. Tiêu đề là cụm từ chỉ nội dung chính của phần,
chương, mục, tiểu mục, điều.
đ)
Cách trình bày phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm
Từ
“Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng
riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần, chương được
trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ
đứng, đậm.
Từ
“Mục”, “Tiểu mục” và số thứ tự của mục, tiểu mục được trình bày trên một dòng
riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Số thứ tự của mục, tiểu mục dùng chữ số Ả Rập. Tiêu đề của mục, tiểu mục được
trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ
đứng, đậm.
Từ
“Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, lùi
đầu dòng 1 cm hoặc 1,27 cm. Số thứ tự của điều dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự
có dấu chấm (.); cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm.
Số
thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm
(.), cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng. Nếu khoản có tiêu
đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ
in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm.
Thứ
tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự bảng chữ
cái tiếng Việt, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ
chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng.
e) Nội dung văn bản được
trình bày bằng chữ in thường, được canh đều cả hai lề, kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ
13 đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1 cm hoặc 1,27 cm; khoảng cách
giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng tối thiểu là dòng
đơn, tối đa là 1,5 lines.
g)
Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6 Mục IV Phần I Phụ lục này.
7. Chức vụ, họ tên và chữ ký
của người có thẩm quyền
a) Chữ ký của người có thẩm
quyền là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của
người có thẩm quyền trên văn bản điện tử.
b) Việc ghi quyền hạn của
người ký được thực hiện như sau:
Trường
hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể
lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.
Trường
hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ
của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Trường
hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào
trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc
điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.
Trường hợp ký thừa lệnh thì
phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ
chức.
Trường
hợp ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của
người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
c) Chức vụ, chức danh và họ
tên của người ký
Chức
vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong
cơ quan, tổ chức; không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định.
Chức
danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn ban hành là chức danh lãnh đạo của
người ký văn bản trong tổ chức tư vấn.
Đối
với những tổ chức tư vấn được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì ghi
chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn và chức vụ trong cơ quan,
tổ chức. Đối với những tổ chức tư vấn không được phép sử dụng con dấu của cơ
quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn.
Chức
vụ (chức danh) của người ký văn bản do Hội đồng hoặc Ban Chỉ đạo của Nhà nước
ban hành mà lãnh đạo Bộ làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó
Chủ tịch Hội đồng thì phải ghi rõ chức vụ (chức danh) và tên cơ quan, tổ chức
nơi lãnh đạo Bộ công tác ở phía trên họ tên người ký.
Họ
và tên người ký văn bản bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn
bản. Trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh
dự khác. Việc ghi thêm quân hàm, học hàm, học vị trước họ tên người ký đối với
văn bản của các đơn vị vũ trang nhân dân, các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế,
khoa học do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.
d) Hình ảnh, vị trí chữ ký số
của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản
giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt; đặt
canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký.
đ)
Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a Mục IV Phần I Phụ
lục này; chức vụ khác của người ký được trình bày tại ô số 7b Mục IV Phần I Phụ
lục này, phía trên họ tên của người ký văn bản; các chữ viết tắt quyền hạn như:
“TM.”, “Q.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” và quyền hạn chức vụ của người ký được trình
bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Chữ
ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c Mục IV Phần I Phụ lục
này.
Họ
và tên của người ký văn bản được trình bày tại ô số 7b Mục IV Phần I Phụ lục
này, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh
giữa quyền hạn, chức vụ của người ký.
8. Dấu, chữ ký số của cơ quan,
tổ chức
a) Hình ảnh, vị trí chữ ký số
của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên
văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png)
nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền
về bên trái.
b) Chữ ký số của cơ quan, tổ
chức trên văn bản kèm theo văn bản chính được thể hiện như sau: Văn bản kèm
theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện
ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo; văn bản không cùng
tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ
quan, tổ chức trên văn bản kèm theo.
Vị
trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo.
Hình
ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị.
Thông
tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi
giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New
Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.
c) Dấu, chữ ký số của cơ
quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8 Mục IV Phần I Phụ lục này.
a) Nơi nhận văn bản gồm: Nơi
nhận để thực hiện; nơi nhận để kiểm tra, giám sát, báo cáo, trao đổi công việc,
để biết; nơi nhận để lưu văn bản.
b) Đối với Tờ trình, Báo cáo
(cơ quan, tổ chức cấp dưới gửi cơ quan, tổ chức cấp trên) và Công văn, nơi nhận
bao gồm:
Phần
thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị,
cá nhân trực tiếp giải quyết công việc.
Phần
thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo là tên các
cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản.
c) Đối với những văn bản
khác, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn
vị và cá nhân nhận văn bản.
d) Nơi nhận được trình bày
tại ô số 9a và 9b Mục IV Phần I Phụ lục này bao gồm:
Phần
nơi nhận tại ô số 9a (áp dụng đối với Tờ trình, Báo cáo của cơ quan, tổ chức
cấp dưới gửi cơ quan, tổ chức cấp trên và Công văn): Từ “Kính gửi” và tên các
cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường,
cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng; sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm (:). Nếu
văn bản gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên
cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp văn
bản gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng, tên mỗi
cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình
bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng (-), cuối dòng có dấu chấm
phẩy (;), cuối dòng cuối cùng có dấu chấm (.); các gạch đầu dòng được trình bày
thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm (:).
Phần
nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với các loại văn bản): Từ “Nơi nhận”
được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ
của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm (:), bằng chữ in thường, cỡ
chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm; phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá
nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng;
tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn
vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng
(-) sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng bao gồm chữ
“Lưu” sau có dấu hai chấm (:), tiếp theo là chữ viết tắt “VT”, dấu phẩy (,),
chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu,
cuối cùng là dấu chấm (.).
III.
CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC KHÁC
a) Trường hợp văn bản có Phụ
lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về Phụ lục đó. Văn bản có từ hai
Phụ lục trở lên thì các Phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã.
b) Từ “Phụ lục” và số thứ tự
của Phụ lục được trình bày thành một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường,
cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tên Phụ lục (nếu có) được trình bày canh giữa,
bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
c) Thông tin chỉ dẫn kèm theo
văn bản trên mỗi Phụ lục được ban hành bao gồm: số, ký hiệu văn bản, thời gian
ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Thông tin chỉ dẫn
kèm theo văn bản được canh giữa phía dưới tên của Phụ lục, chữ in thường, cỡ
chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, cùng phông chữ với nội dung văn bản, màu
đen.
Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi phụ lục (Kèm
theo văn bản số .../...-... ngày .... tháng ....năm ....) được ghi đầy đủ đối
với văn bản giấy; đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại các vị
trí này.
d) Đối với Phụ lục cùng tệp
tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản
và không thực hiện ký số lên Phụ lục.
Đối
với Phụ lục không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan
thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên từng tệp tin kèm theo, cụ thể:
Vị
trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của mỗi tệp tin.
Hình
ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị.
Thông
tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi
giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New
Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.
đ)
Số trang của Phụ lục được đánh số riêng theo từng Phụ lục.
e) Mẫu trình bày phụ lục văn
bản thực hiện theo quy định tại Phụ lục III Nghị định này.
2. Dấu chỉ độ mật, mức độ
khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
Việc
xác định và đóng dấu chỉ độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu tài liệu thu
hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định
hiện hành. Con dấu các độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT hoặc MẬT) và dấu tài liệu thu
hồi được khắc sẵn theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. Dấu
chỉ độ mật được đóng vào ô số 10a Mục IV Phần I Phụ lục này; dấu tài liệu thu
hồi được đóng vào ô số 11 Mục IV Phần I Phụ lục này.
Khi
soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề
xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định. Tuỳ theo mức độ cần được
chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo các mức sau: hoả tốc,
thượng khẩn, khẩn.
Con
dấu các mức độ khẩn được khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước 30 mm x 8 mm, 40
mm x 8 mm và 20 mm x 8 mm, trên đó các từ “HỎA TỐC”, “THƯỢNG KHẨN” và “KHẨN”,
trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu
chữ đứng, đậm và đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn. Dấu chỉ mức độ
khẩn được đóng vào ô số 10b Mục IV Phần I Phụ lục này. Mực để đóng dấu chỉ mức
độ khẩn dùng màu đỏ tươi.
c) Các chỉ dẫn về phạm vi lưu
hành
Đối
với những văn bản có phạm vi, đối tượng, sử dụng hạn chế, sử dụng các chỉ dẫn
về phạm vi lưu hành như “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”. Các chỉ dẫn về
phạm vi lưu hành trình bày tại ô số 11 Mục IV Phần I Phụ lục này, trình bày cân
đối trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, phông chữ Times
New Roman, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
3. Ký hiệu người soạn thảo
văn bản và số lượng bản phát hành
Được
trình bày tại ô số 12 Mục IV Phần I Phụ lục này, ký hiệu bằng chữ in hoa, số
lượng bản bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng.
4. Địa chỉ cơ quan, tổ chức;
thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax
Các
thành phần này được trình bày tại ô số 13 Mục IV Phần I Phụ lục này ở trang thứ
nhất của văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, dưới
một đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.
IV.
SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
1.
Vị trí trình bày các thành phần thể thức
2.
Sơ đồ
V. MẪU CHỮ VÀ CHI TIẾT TRÌNH BÀY THỂ THỨC VĂN BẢN HÀNH
CHÍNH
|
STT |
Thành phần thể thức
và chi tiết trình bày |
Loại chữ |
Cỡ chữ1 |
Kiểu chữ |
Ví dụ minh hoạ |
|||||||||
|
Phông chữ Times New
Roman |
Cỡ chữ |
|||||||||||||
|
1 |
Quốc hiệu và Tiêu ngữ |
|
|
|
|
|
||||||||
|
|
- Quốc hiệu |
In hoa |
12-13 |
Đứng, đậm |
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM |
12 |
||||||||
|
|
- Tiêu ngữ |
In thường |
13-14 |
Đứng, đậm |
Độc lập - Tự do -
Hạnh phúc |
13 |
||||||||
|
|
- Dòng kẻ bên dưới |
|
|
|
________________________ |
|
||||||||
|
2 |
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản |
|
|
|
|
|
||||||||
|
|
- Tên cơ quan, tổ
chức chủ quản trực tiếp |
In hoa |
12-13 |
Đứng |
BỘ NỘI VỤ |
12 |
||||||||
|
|
- Tên cơ quan, tổ chức
ban hành văn bản |
In hoa |
12-13 |
Đứng, đậm |
CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU
TRỮ NHÀ NƯỚC |
12 |
||||||||
|
|
- Dòng kẻ bên dưới |
|
|
|
_______________ |
|
||||||||
|
3 |
Số, ký hiệu của văn bản |
In thường |
13 |
Đứng |
Số: 15/QĐ-BNV; Số: 05/BNV-VP; Số:
12/UBND-VX |
13 |
||||||||
|
4 |
Địa danh và thời gian ban hành văn bản |
In thường |
13-14 |
Nghiêng |
Hà Nội, ngày 05
tháng 01 năm 2020 Thành phố Hồ Chí
Minh, ngày 29 tháng 6 năm 2019 |
13 |
||||||||
|
5 |
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản |
|
|
|
|
|
||||||||
|
a |
Đối với văn bản có tên loại |
|
|
|
|
|
||||||||
|
|
- Tên loại văn bản |
In hoa |
13 - 14 |
Đứng, đậm |
CHỈ THỊ |
14 |
||||||||
|
|
- Trích yếu nội dung |
In thường |
13-14 |
Đứng, đậm |
Về công tác phòng,
chống lụt bão |
14 |
||||||||
|
|
- Dòng kẻ bên dưới |
|
|
|
__________________ |
|
||||||||
|
b |
Đối với công văn |
|
|
|
|
|
||||||||
|
|
Trích yếu nội dung |
In thường |
12-13 |
Đứng |
V/v nâng bậc lương năm 2019 |
12 |
||||||||
|
6 |
Nội dung văn bản |
In thường |
13-14 |
Đứng |
Trong công tác chỉ đạo ... |
14 |
||||||||
|
a |
Gồm phần, chương, mục, tiểu mục, điều,
khoản, điểm |
|
|
|
|
|
||||||||
|
|
- Từ “Phần”,
“Chương” và số thứ tự của phần, chương |
In thường |
13-14 |
Đứng, đậm |
Phần 1 |
Chương I |
14 |
|||||||
|
|
- Tiêu đề của
phần, chương |
In hoa |
13-14 |
Đứng, đậm |
QUY ĐỊNH CHUNG |
QUY ĐỊNH CHUNG |
14 |
|||||||
|
|
- Từ “Mục” và số
thứ tự |
In thường |
13-14 |
Đứng, đậm |
Mục 1 |
14 |
||||||||
|
|
- Tiêu đề của mục |
In hoa |
13-14 |
Đứng, đậm |
QUẢN LÝ VĂN BẢN |
14 |
||||||||
|
|
- Từ “Tiểu mục” và
số thứ tự |
In thường |
13-14 |
Đứng, đậm |
Tiểu mục 1 |
14 |
||||||||
|
|
- Tiêu đề của tiểu
mục |
In hoa |
13-14 |
Đứng, đậm |
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI |
14 |
||||||||
|
|
- Điều |
In thường |
13 - 14 |
Đứng, đậm |
Điều 1. Bản sao văn bản |
14 |
||||||||
|
|
- Khoản |
In thường |
13-14 |
Đứng |
1. Các hình thức ... |
14 |
||||||||
|
|
- Điểm |
In thường |
13-14 |
Đứng |
a) Đối với.... |
14 |
||||||||
|
b |
Gồm phần, mục, khoản, điểm |
|
|
|
|
|
||||||||
|
|
- Từ “Phần” và số
thứ tự |
In thường |
13-14 |
Đứng, đậm |
Phần 1 |
14 |
||||||||
|
|
- Tiêu đề của phần |
In hoa |
13-14 |
Đứng, đậm |
TÌNH HÌNH THỰC HIỆN
NHIỆM VỤ ... |
14 |
||||||||
|
|
- Số thứ tự và
tiêu đề của mục |
In hoa |
13-14 |
Đứng, đậm |
I. NHỮNG KẾT QUẢ... |
14 |
||||||||
|
|
- Khoản: |
|
|
|
|
|
||||||||
|
|
Trường hợp có tiêu
đề |
In thường |
13-14 |
Đứng, đậm |
1. Phạm vi và đối tượng áp dụng |
14 |
||||||||
|
|
Trường hợp không
có tiêu đề |
In thường |
13-14 |
Đứng |
1. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày... |
14 |
||||||||
|
|
- Điểm |
In thường |
13-14 |
Đứng |
a) Đối với.... |
14 |
||||||||
|
7 |
Chức vụ, họ tên của người có thẩm quyền |
|
|
|
|
|
||||||||
|
|
- Quyền hạn của
người ký |
In hoa |
13 - 14 |
Đứng, đậm |
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN |
KT. BỘ TRƯỞNG |
14 |
|||||||
|
|
- Chức vụ của
người ký |
In hoa |
13-14 |
Đứng, đậm |
CHỦ TỊCH |
THỨ TRƯỞNG |
14 |
|||||||
|
|
- Họ tên của người
ký |
In thường |
13 - 14 |
Đứng, đậm |
Nguyễn Văn A |
Trần Văn B |
14 |
|||||||
|
8 |
Nơi nhận |
|
|
|
|
|
||||||||
|
a |
Từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức,
cá nhân nhận văn bản |
In thường |
13 -14 |
Đứng |
|
14 |
||||||||
|
|
- Gửi một nơi |
|
|
|
Kính gửi: Bộ Nội vụ |
14 |
||||||||
|
|
- Gửi nhiều nơi |
|
|
|
Kính gửi: - Bộ Nội vụ; - Bộ Kế hoạch và
Đầu tư; - Bộ Tài chính. |
14 |
||||||||
|
b |
Từ “Nơi nhận” và tên cơ quan, tổ chức,
cá nhân nhận văn bản |
|
|
|
|
|
||||||||
|
|
- Từ “Nơi nhận” |
In thường |
12 |
Nghiêng, đậm |
Nơi nhận: |
Nơi nhận: (đối với công văn) |
12 |
|||||||
|
|
- Tên cơ quan, tổ
chức, cá nhân nhận văn bản |
In thường |
11 |
Đứng |
- Các bộ, cơ quan ngang bộ,...; - Lưu: VT, TCCB. |
- Như trên; - Lưu: VT, NVĐP. |
11 |
|||||||
|
9 |
Phụ lục văn bản |
|
|
|
|
|
||||||||
|
|
- Từ “Phụ lục” và
số thứ tự của phụ lục |
In thường |
14 |
Đứng, đậm |
Phụ lục I |
14 |
||||||||
|
|
- Tiêu đề của phụ
lục |
In hoa |
13-14 |
Đứng, đậm |
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT |
14 |
||||||||
|
10 |
Dấu chỉ mức độ khẩn |
In hoa |
13 - 14 |
Đứng, đậm |
|
13 |
||||||||
|
11 |
Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số
lượng bản phát hành |
In thường |
11 |
Đứng |
PL.(300) |
11 |
||||||||
|
12 |
Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử;
trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax |
In thường |
11 - 12 |
Đứng |
Số:.................................................................................. ĐT:............................ Fax:....................................... E-Mail:....................... Website:.................................. |
11 |
||||||||
|
13 |
Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành |
In hoa |
13-14 |
Đứng, đậm |
XEM XONG TRẢ LẠI |
LƯU HÀNH NỘI BỘ |
13 |
|||||||
|
14 |
Số trang |
In thường |
13-14 |
Đứng |
2, 7, 13 |
14 |
||||||||
|
------------------------ 1 Cỡ chữ trong cùng một văn bản tăng,
giảm phải thống nhất, ví dụ: Quốc hiệu cỡ chữ 13, Tiêu ngữ cỡ chữ 14, địa
danh và ngày, tháng, năm văn bản cỡ chữ 14 hoặc Quốc hiệu cỡ chữ 12, Tiêu ngữ
cỡ chữ 13, địa danh và ngày, tháng, năm văn bản cỡ chữ 13. |
||||||||||||||
Phần II
THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY BẢN SAO VĂN BẢN
I. BẢN SAO SANG ĐỊNH DẠNG ĐIỆN TỬ
“SAO Y” hoặc “SAO LỤC” hoặc “TRÍCH SAO”.
2. Tiêu
chuẩn của văn bản số hóa
a) Định dạng Portable
Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên.
c) Độ phân giải tối thiểu:
200dpi.
3. Hình thức chữ ký số của cơ
quan, tổ chức trên bản sao định dạng điện tử
a) Vị trí: Góc trên, bên
phải, trang đầu của văn bản, trình bày tại ô số 14 Mục IV Phần I Phụ lục này.
b) Hình ảnh chữ ký số của cơ
quan, tổ chức: Không hiển thị.
c) Thông tin: Hình thức sao,
tên cơ quan, tổ chức sao văn bản, thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây;
múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times
New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.
II.
BẢN SAO SANG ĐỊNH DẠNG GIẤY
1. Thể thức bản sao sang định
dạng giấy
a) Hình thức sao: “SAO Y”
hoặc “SAO LỤC” hoặc “TRÍCH SAO”.
b) Tên cơ quan, tổ chức sao
văn bản.
c) Số, ký hiệu bản sao bao
gồm số thứ tự đăng ký (được đánh chung cho các loại bản sao do cơ quan, tổ chức
thực hiện) và chữ viết tắt tên loại bản sao theo Bảng chữ viết tắt và mẫu trình
bày văn bản, bản sao văn bản tại Mục I Phụ lục III Nghị định này. Số được ghi
bằng chữ số Ả Rập, bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc
vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
d) Địa danh và thời gian sao
văn bản.
đ)
Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền sao văn bản.
e) Dấu của cơ quan, tổ chức
sao văn bản.
g)
Nơi nhận.
2. Kỹ thuật trình bày bản sao
sang định dạng giấy
a) Các thành phần thể thức
bản sao được trình bày trên cùng một tờ giấy (khổ A4), ngay sau phần cuối cùng
của văn bản cần sao dưới một đường kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang của
vùng trình bày văn bản.
b) Các cụm từ “SAO Y”, “SAO
LỤC”, “TRÍCH SAO” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ
đứng, đậm.
c) Cỡ chữ, kiểu chữ của tên
cơ quan, tổ chức sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và thời gian sao
văn bản; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ
chức sao văn bản và nơi nhận được trình bày theo hướng dẫn các thành phần thể
thức văn bản tại khoản 2, 3, 4, 7, 8, 9 Mục II Phần I Phụ lục này.
d) Mẫu trình bày bản sao định
dạng giấy được minh hoạ tại Phụ lục III Nghị định này.
3. Sơ đồ bố trí các thành
phần thể thức bản sao sang định dạng giấy
a) Vị trí trình bày các thành
phần thể thức
|
Ô số |
: |
Thành phần thể thức bản sao |
|
1 |
: |
Hình thức sao: “SAO Y”, “SAO LỤC” hoặc “TRÍCH SAO” |
|
2 |
: |
Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản |
|
3 |
: |
Số, ký hiệu bản sao |
|
4 |
: |
Địa danh và ngày, tháng, năm sao |
|
5a, 5b, 5c |
: |
Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền |
|
6 |
: |
Dấu của cơ quan, tổ chức |
|
7 |
: |
Nơi nhận |
b) Sơ đồ
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét